Većina poduzetnika krene od pogrešne strane. Prvo postavljaju pitanje “kako pošaljem eRačun?”, a iza tog pitanja još nije postavljena tvrtka, nije unesen niti jedan partner i ne postoji katalog iz kojeg bi se račun popunjavao. Onda eRačun završi kao improvizacija.
Redoslijed koji daje rezultat ide drukčije, i u Arges ERP-u smo ga složili točno tim slijedom.
1. Krenite od osnovne postave tvrtke
Prvi korak nije račun nego tvrtka. U početnom postavljanju i kasnije u Postavkama vode se podaci poput naziva, OIB-a, IBAN-a, emaila, telefona, adrese, PDV podataka, PPO-a i oslobođenja po članku 39.
Nakon toga dolaze:
- poslovni prostor
- naplatni uređaj
- odabir aktivnog uređaja i operatera
Bez tih postavki ne možete krenuti u uredan rad s računima, jer se dokument veže uz poslovni prostor, naplatni uređaj i operatera.
2. Sredite katalog prije prvog ozbiljnog rada
Drugi korak je katalog. Ako radite s robom, ključan je modul Artikli . Ako radite samo s uslugama, isti posao preuzima modul Usluge .
U katalogu se ne vodi samo naziv i cijena. Ondje su i podaci poput jedinice mjere, poreznog razreda, KPD-a i drugih polja koja kasnije ulaze u dokument.
To je velika razlika između urednog sustava i improvizacije. Kad stavke jednom dobro postavite, račun više nije ručni unos od nule.
3. Partneri nisu samo adresar
Mali poduzetnici često partnera doživljavaju kao običan kontakt. U Arges ERP-u partner je više od toga.
Na partneru se mogu voditi:
- tip partnera
- rok plaćanja
- dozvola za prodaju s odgodom
- maksimalan iznos otvorenih dokumenata s odgodom
- posebni rabati
To kasnije utječe na račune i ponude , pa se isplati od početka urediti bazu partnera kako treba.
4. Račun, eRačun i PDF nisu tri različita svijeta
Kad je tvrtka postavljena, katalog složen i partneri uneseni, dolazite do samog dokumenta. U Arges ERP-u pritom ne skačete između tri različita alata.
U istom dokumentnom toku razlikuju se:
- fiskalizirani račun za krajnju potrošnju, tj. Fiskalizacija 1.0 (F1)
- eRačun za B2B i B2G razmjenu, odnosno Fiskalizacija 2.0 (F2)
- nefiskalizirani PDF dokument
Na računu se vodi tip fiskalizacije, a za eRačun se dodatno spremaju vrsta eRačuna, tip poslovnog procesa i vanjski identifikator dokumenta. Sve to ide kroz iste ekrane, ne kroz tri odvojene aplikacije.
5. Što se događa nakon izdavanja
Dobar sustav ne završava na gumbu “izdaj”. Nakon toga obično dolaze pitanja poput:
- mogu li dokument poslati na email
- mogu li ga ispisati
- što ako ga trebam stornirati
- gdje kasnije nalazim XML ili arhivu
Arges ERP te stvari pokriva kroz isti tok. Račun se može poslati na email, ispisati kao PDF ili termalni ispis, a zaključani dokument može se stornirati uz obavezan razlog. Za arhivski pregled izdanih i zaprimljenih XML dokumenata služi eArhiva .
6. Zaprimljeni eRačuni su druga polovica priče
Izlazni tok je samo pola posla. Druga pola je ono što vam dolazi od dobavljača, a ako se ti dokumenti rješavaju mimo sustava (mailom, ručnim uvozom, ili još gore u papiru), gubite preglednost knjigovodstva.
Modul Zaprimljeni eRačuni drži sve ulazne XML-ove na istom mjestu, sa statusom, rokom za odbijanje, podacima za plaćanje, izvornim XML-om i povijesti aktivnosti dokumenta.
7. Najčešće greške prije prvog računa
Problemi najčešće ne nastanu na samom računu, nego ranije, dok su osnovni podaci još nedorečeni ili nepotpuni.
To se najčešće vidi ovdje:
- tvrtka nije do kraja postavljena
- poslovna godina, poslovni prostor ili naplatni uređaj nisu do kraja postavljeni
- katalog se prvi put slaže tek na samom dokumentu
- partner je unesen samo osnovno, bez podataka koji se kasnije koriste na računima i ponudama
- certifikat nije postavljen, iako je potreban za fiskalni tok
Kad se takve stvari preskoče, prvi dokument često završi kao improvizacija. Zato je mirnije prvo urediti osnovu, pa tek onda krenuti na izdavanje.
8. Kako izgleda dobar redoslijed u praksi
Ako želite da rad bude pregledan od početka, najjednostavnije je držati se istog redoslijeda:
- tvrtka
- poslovni prostor i naplatni uređaj
- katalog artikala ili usluga
- partneri
- dokument
- slanje, ispis i arhiva
Tim redoslijedom kasnije štedite vrijeme jer kad dokument dođe na red, podaci za njega već postoje u sustavu i nema sastavljanja u zadnji čas.
9. Trebate li zaprimljene eRačune voditi unutar Arges ERP-a?
Od 1. siječnja 2026. zaprimanje eRačuna postaje obveza za PDV obveznike. Obveznici izvan sustava PDV-a tijekom 2026. zaprimaju kroz aplikaciju MIKROeRAČUN, a minimum koji morate zadovoljiti je da te dokumente uopće preuzmete na nekom mjestu.
Pitanje za vas je drugo: vodite li ulazni tok izvan sustava (mail, MIKROeRAČUN, ručni unos), ili ga ipak prebacujete u ERP gdje su vam već izdani računi. Drugo je bolje ako vam je važno da kasnije pretražujete i izdane i zaprimljene dokumente kroz isti pregled, da vidite rok za odbijanje uz dokument, i da eArhiva drži cijelu sliku, a ne samo onu izlaznu polovicu.
Što napraviti danas
Ako stignete samo jednu stvar danas, neka to bude postavljanje tvrtke i poslovnog prostora. Sutra ide naplatni uređaj i prvi artikli. Treći dan partneri. Tek onda probni račun.
Tako probni dokument neće završiti kao improvizacija od nule, nego kao logičan kraj već popunjenog sustava. Sve što je dobro postavljeno na početku se kasnije ne mora vraćati i krpiti.