Praktičan vodič kroz postavljanje tvrtke, kataloga i dokumentnog toka za račune, eRačune i zaprimljene eRačune u Arges ERP-u.
Sadržaj
eRačun nije PDF u privitku e-pošte, nego strukturirani elektronički račun koji sustavi mogu automatski obraditi. Od 1. siječnja 2026. postaje obvezan u tuzemnom B2B poslovanju za porezne obveznike u sustavu PDV-a.
Mnogi poduzetnici krenu s pogrešne strane. Pitaju “kako pošaljem eRačun?”, a iza tog pitanja još ništa ne stoji. Tvrtka nije postavljena, partneri nisu uneseni, kataloga nema. Onda taj eRačun izgleda kao improvizacija, jer to i jest. U Arges ERP-u smo redoslijed složili tako da svaki sljedeći korak nadovezuje na prethodni. Ako tek otvarate obrt, preporučamo prvo vodič za nove obrtnike , a ako ste već u fazi odabira sustava, pomoći će vam vodič kako odabrati ERP . Sve obveze proizlaze iz Zakona o fiskalizaciji (NN 89/2025) , čiji puni okvir možete vidjeti na portalu Porezne uprave .
1. Krenite od osnovne postave tvrtke
Prvi korak nije račun, nego tvrtka. Kroz početno postavljanje i kasnije kroz Postavke unose se naziv i OIB , IBAN, email i telefon, adresa, PDV podaci te PPO i oslobođenja po čl. 39 . Tek nakon toga slijede poslovni prostor , naplatni uređaj te odabir aktivnog uređaja i operatera .
Bez tih postavki ne možete krenuti u uredan rad s računima. Svaki dokument se veže uz poslovni prostor, naplatni uređaj i operatera, pa neispravno postavljena osnova kasnije izlazi van na svakom dokumentu posebno.
Zamislite frizerski salon u Karlovcu s 4 frizerke koje rade u dvije smjene. Ako se naplatni uređaj postavi samo na ime vlasnice, a operateri se ne razdvoje, kraj mjeseca dolazi s pitanjem tko je što naplatio i koje su gotovinske uplate čije. Postavi li se na početku jedan poslovni prostor s 4 različita operatera, svaka frizerka radi pod svojim imenom, izvještaji su čisti, a ako jedna ode na bolovanje vidite točno koji je promet pao. Pet minuta uloženih na početku spasi sate prepravljanja kasnije.
Korak unosa PPO i oslobođenja po čl. 39 lako se preskoči, pa kasnije računi izlaze s pogrešnim poreznim oznakama. Najlakša provjera je da nakon postavljanja izdate jedan probni račun za vlastitu firmu i pogledate kako su izračunati porezi. Ako neka stavka ima krivu poreznu stopu ili nedostaje napomena o oslobođenju, problem je u postavkama tvrtke, a ne u dokumentu. Bolje to otkriti na probnom računu nego na 50. izdanom prema realnom kupcu.
Bez postavljene tvrtke svaki novi račun krene od nule. OIB, IBAN, adresa, sve se tipka iznova ili kopira iz prošlog dokumenta s mijenjanjem iznosa. Negdje se uvuče tipfeler u IBAN-u koji blokira plaćanje. Ili krivi OIB pa rekapitulacija ne štima. Tvrtka postavljena jednom rješava i jedno i drugo: podaci se povlače u svaki dokument bez tipkanja.
2. Sredite katalog prije prvog ozbiljnog rada
Trgovački i robni posao radi s Artiklima , uslužni s Uslugama . To je vaš katalog stavki koje kasnije ulaze na dokumente.
U katalogu se ne vodi samo naziv i cijena. Tu su i jedinica mjere, porezni razred , KPD šifra i ostali atributi stavke koja kasnije ulazi u dokument. Tu počinje razlika između urednog sustava i improvizacije. Kad stavke jednom dobro postavite, račun više nije ručni unos od nule. Frizerski salon koji nudi 12 standardnih usluga unese ih jednom, pa kasnije bira sa popisa umjesto da svaki put tipka cijenu.
Što ako mali poduzetnik već ima 3 godine arhivu u Excelu? Migracija ne mora biti dramatična. Najjednostavniji put je da iz Excela izvučete jedinstveni popis aktivnih artikala ili usluga (najčešće 30 do 80 stavki), provjerite cijene i KPD oznake, pa to unesete u katalog ručno ili kroz uvoz. Stari Excel ostaje kao referenca za stare račune, ali za ubuduće svi novi dokumenti polaze iz urednog kataloga. Bitno je odoljeti napasti da unesete baš svaku stavku iz prošlosti; mrtve šifre kasnije samo zatrpavaju popis i usporavaju traženje.
U praksi se rule of thumb pokazao kao 80/20: oko 20% stavki donosi 80% prometa. Te stavke unesite prve, s točnim cijenama, KPD oznakama i jedinicama mjere, jer ih ćete koristiti svaki dan. Rijetke usluge i sezonski artikli mogu se dodavati po potrebi kada prvi put zatrebaju, bez pritiska da katalog bude potpun u prvom danu. Tako u tjednu rada imate 90% pokrivenosti dnevnih situacija, a ostatak se popunjava prirodno kroz redovni rad. Mali obrtnik koji izda oko 50 računa mjesečno tako za nekoliko sati ima katalog koji pokriva 45 od tih 50 računa.
Edge case na koji nailazi gotovo svatko jest različita cijena iste usluge za različite tipove kupaca. Umjesto da otvarate dvije šifre za istu uslugu, koristite mehanizam posebnih rabata na partneru , koji se kasnije automatski primjenjuje na stavke iz kataloga. Tako u katalogu imate jednu cijenu, a sustav sam radi popust za određenog kupca. Bez toga se događa da jedan poduzetnik za frizuru ima šifre USL-001-A, USL-001-B i USL-001-C s različitim cijenama, što je sigurnost da će prije ili kasnije netko izabrati pogrešnu varijantu.
3. Partneri nisu samo adresar
Kartica partnera drži puno više od osnovnih kontakata. Uz OIB i podatke za fakturu sustav vodi i tip partnera (kupac, dobavljač ili oboje), rok plaćanja, smije li mu se prodavati s odgodom i koliki je njegov maksimalni otvoreni iznos s odgodom. Posebni rabati po partneru su zaseban podatak koji povezujete na artikle, usluge ili grupe.
Te postavke se kasnije pojavljuju na svakom računu i svakoj ponudi . Pet mjeseci kasnije s 200 unesenih klijenata znat ćete koji vam je nedostatak ranog uređivanja koštao više vremena nego što biste danas potrošili.
4. Račun, eRačun i PDF nisu tri različita svijeta
Kad je tvrtka postavljena, katalog složen i partneri uneseni, dolazite do samog dokumenta. Ovdje ne skačete između tri različita alata. Razlikuju se tri vrste izlaznih dokumenata: fiskalizirani račun za krajnju potrošnju ( Fiskalizacija 1.0 , F1 ), eRačun za B2B i B2G razmjenu ( Fiskalizacija 2.0 , F2 ) i nefiskalizirani PDF dokument .
Na računu se vodi tip fiskalizacije. Kod eRačuna se uz to spremaju vrsta eRačuna, tip poslovnog procesa i vanjski identifikator dokumenta. Sve to ide kroz iste ekrane, ne kroz tri odvojene aplikacije koje treba povezivati lijepilom i molitvom.
Cvjećarnica koja građanima prodaje preko F1 i jednom mjesečno fakturira hotelu eRačun za recepciju nema dva alata. Hotel ide kroz F2 jer je obveznik primanja eRačuna, građani idu kroz F1, interni zapisnik za knjigovođu ide kao PDF bez fiskalizacije. Tri varijante, jedan modul, jedan brojač, jedna numeracija.
B2C poduzetnik često misli da ga eRačun ne dira. Pa onda dobije prvi posao s gradom ili javnim tijelom koje od 1.1.2026. zaprima isključivo eRačune, plus se od 1.1.2027. proširuju obveze za F2 tok. Tko je gradio na alatu koji zna samo PDF ili samo fiskalni račun ulazi u tranziciju s rokom za vratom. Tko je već postavio sustav za sva tri tipa samo prebacuje vrstu dokumenta.
Klasična situacija prije ovakvih sustava izgleda ovako: fiskalna kasa za maloprodaju, Word predložak za PDF, zaseban portal za eRačun. Knjigovođa zatim slaže istu sliku iz tri izvora. Brojevi ne štimaju, OIB-i su drugačije formatirani, stavke su u tri nesinkronizirana kataloga. Jedinstveni dokumentni tok riješi taj početni dio. Stavke, partneri i brojači su isti, razlikuje se samo izlazni kanal.
Tipičan dan na obrtu drži sve tri vrste računa. Građanin plati gotovinom (F1), firma traži eRačun (F2), interni zapisnik za knjigovođu ide kao PDF. S razdvojenim alatima brojači idu odvojeno po izvoru, a kasniju rekonstrukciju redoslijeda izdavanja plaćate satima ručnog kopanja. Jedan modul drži cijelu dnevnu evidenciju na istom mjestu.
5. Što se događa nakon izdavanja
Dobar sustav ne staje na gumbu “izdaj”. Iza njega odmah dolaze stvarna pitanja: mogu li ga poslati na email, mogu li ga ispisati, što ako ga moram stornirati i gdje kasnije nalazim XML i arhivu.
Arges ERP te stvari pokriva kroz isti tok. Račun ide na email, ispiše se kao PDF ili termalni ispis , a zaključani dokument može se stornirati uz obavezan razlog. Za arhivski pregled izdanih i zaprimljenih XML dokumenata služi eArhiva .
6. Zaprimljeni eRačuni su druga polovica priče
Izlaz je samo polovica. Druga polovica je ono što vam šalju dobavljači. Servis koji mjesečno zaprimi 25 ulaznih računa zna scenu: pola u inboxu, dio na stolu, a kraj mjeseca pojede tri sata pravljenja popisa za knjigovođu.
Modul Zaprimljeni eRačuni skuplja ulazne XML-ove na zajedničkoj listi. Uz svaki dokument vidite status, rok za odbijanje , podatke za plaćanje, izvorni XML i povijest aktivnosti . Knjigovodstvo dobiva i ulaznu i izlaznu stranu, ne samo jednu.
7. Najčešće greške prije prvog računa
Greške rijetko nastaju na samom računu, gotovo uvijek su starije. Krenu od trenutka kad osnovni podaci nisu uneseni ili su uneseni napola. Pet tipičnih:
- tvrtka nije do kraja postavljena
- poslovna godina, poslovni prostor ili naplatni uređaj nisu još zaključeni
- katalog se prvi put slaže tek u trenutku izdavanja
- partner je unesen samo površno, bez podataka koji se kasnije koriste na dokumentima
- certifikat nije postavljen iako fiskalni tok bez njega ne radi
Kad se ovo preskoči, prvi dokument završi kao improvizacija. Logičnije je krenuti od postavki pa kasnije izdavati.
8. Kako izgleda dobar redoslijed u praksi
Pregledan rad od prvog dana traži isti slijed: tvrtka, pa poslovni prostor i naplatni uređaj, pa katalog artikala ili usluga , pa partneri , pa dokument, slanje, ispis i arhiva.
Tim redoslijedom kasnije štedite vrijeme. Kad dokument dođe na red, podaci za njega već postoje u sustavu i nema sastavljanja u zadnji čas. Obrtnik s oko 50 računa mjesečno tako za nekoliko dana ima sustav koji radi za cijelu godinu.
9. Trebate li zaprimljene eRačune voditi unutar Arges ERP-a?
Od 1.1.2026. zaprimanje eRačuna postaje obveza za PDV obveznike. Obveznici izvan sustava PDV-a tijekom 2026. zaprimaju kroz aplikaciju MIKROeRAČUN , a minimum koji morate zadovoljiti je da te dokumente uopće preuzmete na nekom mjestu.
Pitanje za vas je drugo: vodite li ulazni tok izvan sustava (mail, MIKROeRAČUN, ručni unos), ili ga ipak prebacujete u ERP gdje su vam već izdani računi? Drugo je bolje ako vam je važno da kroz isti pregled pretražujete izdane i zaprimljene dokumente, da uz dokument vidite rok za odbijanje, te da eArhiva drži cijelu sliku, a ne samo izlaznu polovicu. U obzir uzmite i obvezu fiskalizacije za one koji rade s krajnjom potrošnjom; od 1.1.2027. proširuju se i druge obveze vezane uz F2 tok.
Što napraviti danas
Ako stignete samo jednu stvar, neka to bude postavljanje tvrtke i poslovnog prostora. Sutra ide naplatni uređaj i prvi artikli , treći dan partneri , tek onda probni račun. Tako probni dokument neće završiti kao improvizacija od nule, nego kao logičan kraj već popunjenog sustava. Što je dobro postavljeno na početku, kasnije se ne mora vraćati i krpiti.