Odabir pravog ERP sustava jedna je od onih odluka koje ne donosite svaki dan, ali vas prate godinama. Ako pogodite, sustav vam pojednostavi posao, smanji papirologiju i da vam jasniji uvid u brojke. Ako promašite, svakodnevni rad postaje frustrirajući, spor i skup. U ovom članku prolazimo kroz ključne stvari na koje je dobro obratiti pozornost prije nego što se odlučite za konkretno rješenje.
Što je ERP sustav?
ERP (Enterprise Resource Planning) sustav je softversko rješenje koje povezuje različite dijelove poslovanja u jednu cjelinu. Umjesto da koristite odvojene programe za fakture, skladište, blagajnu i knjigovodstvo, ERP sve te procese spaja na jednom mjestu. Od financija i skladišta do prodaje i nabave, cilj je da informacije teku automatski, bez nepotrebnog prepisivanja i dvostrukog rada.
Ključni faktori pri odabiru
1. Funkcionalnosti
Prije nego krenete u potragu za ERP-om, dobro je na papir staviti što vam je zaista potrebno danas i što očekujete u sljedećih nekoliko godina. Pokušajte krenuti od stvarnih procesa u vašem poslovanju (npr. „primam robu, skladištim je, izdajem račune, šaljem ponude…”), a ne od popisa tehničkih mogućnosti.
Tipične funkcionalnosti koje poduzetnici traže su:
- fiskalizacija i blagajna
- upravljanje skladištem (više skladišta, serijski brojevi, lotevi, rokovi trajanja…)
- fakturiranje, ponude i praćenje naplate
- osnovna i napredna knjigovodstvena izvješća
- mobilna aplikacija za rad na terenu
Ako već imate knjigovođu ili internu računovodstvenu službu, dobro je s njima proći popis potreba – često uoče detalje koji kasnije čine veliku razliku u svakodnevnom radu.
2. Cijena i transparentnost
ERP sustav je ulaganje, pa je bitno razumjeti koliko vas zaista košta, ne samo prvi mjesec, nego dugoročno. Nemojte gledati samo najnižu cijenu, već ukupnu vrijednost koju dobivate.
Obratite pažnju na:
- mjesečnu pretplatu i što je sve uključeno u nju
- eventualne skrivene troškove (dodatni korisnici, moduli, podrška, nadogradnje…)
- mogućnost besplatnog testiranja prije odluke
- trajanje i uvjete ugovorne obveze
Idealno, model naplate trebao bi biti jednostavan za razumjeti i bez neugodnih iznenađenja nakon nekoliko mjeseci korištenja.
3. Podrška i edukacija
Čak i najbolji softver ne znači puno ako u ključnom trenutku nemate kome postaviti pitanje. Uvođenje ERP-a gotovo uvijek znači promjenu načina rada, pa je podrška proizvođača i partnera presudna.
Kod procjene podrške obratite pažnju na:
- postoji li podrška na hrvatskom jeziku
- kako možete doći do podrške (telefon, e-mail, chat…) i koliko je stvarno dostupna
- postoje li jasni i jednostavni edukacijski materijali (video, baza znanja, vodiči)
- koliko brzo i konkretno odgovaraju na upite
Dobar znak je kad tijekom testnog razdoblja već možete „osjetiti” kako tim reagira na vaša pitanja.
4. Mobilnost i dostupnost
U današnje vrijeme očekujemo da možemo raditi od kuće, iz ureda ili s terena, bez kompromisa. ERP sustav bi trebao pratiti takav način rada.
Razmotrite treba li vam pristup:
- na računalu (Windows, Mac, Linux)
- na mobitelu (iOS, Android) ili tabletu
- putem web preglednika, bez instalacije
- u offline modu za situacije bez stabilnog interneta
Ako imate tim koji često putuje ili radi izvan ureda, praktična i brza mobilna aplikacija bit će im veliki plus.
5. Integracije, skalabilnost i dobavljač
ERP rijetko živi „sam za sebe”. Često ga treba povezati s webshopom, fiskalnim uređajima, bankama ili drugim specifičnim rješenjima.
Dobro je provjeriti:
- koje gotove integracije već postoje (webshop, banke, fiskalni uređaji…)
- može li sustav rasti zajedno s vama (više korisnika, više lokacija, nove djelatnosti)
- koliko dugo dobavljač postoji na tržištu i koliko aktivno razvija sustav
- postoje li redovite nadogradnje, posebno kad se mijenja zakonodavstvo
Primjeri iz prakse
Da bi kriteriji iz prethodnih poglavlja bili što jasniji, pomoći će nekoliko tipičnih scenarija:
Mali obrt s maloprodajom
Primjer je frizerski salon ili mala trgovina koja izdaje velik broj računa krajnjim kupcima. Ovdje su ključne:
- brza blagajna s fiskalizacijom
- jednostavno izdavanje računa i vođenje osnovne evidencije
- jasna cijena bez skrivenih troškova i bez dugih ugovornih obveza
Ako se takav obrt kasnije proširi (npr. otvori još jednu lokaciju), važno je da ERP lako podrži više blagajni i korisnika.
Veleprodaja ili distribucija
Kod poduzeća koja rade s većim zalihama i B2B kupcima, fokus je na:
- naprednijem upravljanju skladištem (više skladišta, lotevi, rokovi trajanja…)
- integraciji s webshopom i/ili B2B portalom
- praćenju potraživanja i izvještajima za prodaju i nabavu
Ovdje je presudno da ERP sustav bude stabilan, skalabilan i dobro povezan s ostalim sustavima koje koristite.
Servisne i projektne djelatnosti
Za tvrtke koje pružaju usluge (npr. IT, konzultantske, servisne djelatnosti) najvažnije je:
- jednostavno vođenje ponuda, ugovora i računa
- praćenje utrošenih sati ili materijala po projektu/klijentu
- dobar pregled financija i izvještaja po projektima
Takvim tvrtkama često je važnije kvalitetno fakturiranje i izvještavanje nego napredno skladište, pa je dobro da ERP bude prilagodljiv različitim modelima poslovanja.
Arges ERP – pravo rješenje za hrvatske poduzetnike
Arges ERP sustav objedinjuje sve gore navedene karakteristike i razvijen je prvenstveno s fokusom na hrvatske poduzetnike i obrtnike. To znači da su fiskalizacija, zakonski izvještaji i lokalne specifičnosti ugrađeni u sustav od prvog dana, a ne dodani naknadno.
Ključne prednosti Arges ERP-a:
- potpuna podrška za fiskalizaciju 2.0
- bez ugovorne obveze – koristite sustav dok vam odgovara
- mogućnost besplatnog testiranja prije odluke
- podrška na hrvatskom jeziku
- iOS i Android aplikacije za rad na terenu
Zaključak
Odabir ERP sustava ne bi trebao biti brzinsko rješenje „samo da nešto uzmemo”. Uzmite si vremena da definirate procese, uključite ključne ljude iz tvrtke i istestirate 1–2 rješenja u stvarnom radu. Pravi ERP trebao bi vam olakšati svakodnevne zadatke, a ne ih dodatno komplicirati.
Ako tražite sustav koji prati hrvatsko zakonodavstvo i ima sve ključne funkcionalnosti za moderno poslovanje, isplati se isprobati Arges ERP. Dostupan je za besplatno testiranje, tako da se možete na miru uvjeriti odgovara li baš vašem načinu rada.
Registrirajte se za besplatno korištenje i testiranje
.