Čestitamo na otvaranju obrta! Sada kreće onaj „zabavni” dio: papirologiju ste riješili, ali ostaje pitanje koje muči gotovo svakog novog poduzetnika – kako zapravo izdati račun i biti siguran da je sve po propisu?
Ako se osjećate malo izgubljeno, niste jedini. Većina nas nije učila o fiskalizaciji u školi, a informacije na internetu znaju biti ili previše komplicirane ili zastarjele. U nastavku ćemo, korak po korak, proći što vam treba i kojim redoslijedom krenuti kako biste bez stresa počeli izdavati račune.
Prvo, malo teorije (obećavamo da neće biti dosadno)
Kada prodajete robu ili usluge, morate izdati račun – to je svima jasno. U Hrvatskoj uz to postoji i sustav fiskalizacije, kojim Porezna uprava ima uvid u izdane račune u gotovo realnom vremenu.
Ukratko, kod fiskaliziranog računa podaci o računu šalju se Poreznoj upravi, a zauzvrat se vraća poseban identifikator računa. U staroj terminologiji to je bio JIR (Jedinstveni Identifikator Računa), a s novom fiskalizacijom naglasak je na elektroničkom potpisu podataka koje šaljete.
Sve to zvuči komplicirano, ali u praksi sav tehnički dio odrađuje program za izdavanje računa. Vaš posao svodi se na to da izaberete dobar program, unesete potrebne podatke i kliknete „Izdaj račun”.
Što vam konkretno treba?
1. Digitalni certifikat (FINA)
Digitalni certifikat je vaš „elektronički potpis” kojim sustav potvrđuje da upravo vi šaljete podatke o računu prema Poreznoj upravi. U praksi, certifikat se instalira na računalo ili uređaj na kojem radi vaš program za izdavanje računa.
Kako do certifikata (osnovni koraci):
- na FINA-inim stranicama ili u poslovnici odaberete odgovarajući certifikat za fiskalizaciju
- ispunite i predate zahtjev te platite propisanu naknadu
- nakon obrade, preuzmete certifikat i instalirate ga prema uputama
Bez ispravnog certifikata računi se ne mogu fiskalizirati, pa je ovo jedan od prvih koraka koje vrijedi odraditi odmah nakon otvaranja obrta. Točne cijene i vrste certifikata najbolje je provjeriti izravno na stranicama FINA-e, jer se povremeno mijenjaju.
2. Program za izdavanje računa
Za izdavanje računa i fiskalizaciju potreban vam je program koji podržava važeća pravila fiskalizacije. Na tržištu postoje različita rješenja – od jednostavnih blagajničkih aplikacija do kompletnog ERP sustava.
Prilikom odabira obratite pažnju na to da program:
- podržava fiskalizaciju prema važećim propisima
- ima funkcionalnosti koje vama trebaju (skladište, ponude, više korisnika, izvještaji…)
- radi na uređajima koje već imate (računalo, mobitel, tablet)
- ima podršku i dokumentaciju na hrvatskom jeziku
Dobra je praksa odabrati program koji možete besplatno testirati prije odluke, kako biste vidjeli odgovara li vašem načinu rada.
3. Oprema (ovisno o djelatnosti)
Oprema koja vam je potrebna najviše ovisi o tome kako i gdje radite.
Ako imate fizičku trgovinu ili ugostiteljski objekt:
- računalo, tablet ili POS uređaj za izdavanje računa
- pisač za račune (termalni pisači su najčešći izbor)
- po potrebi, ladica za novac i dodatna oprema
Ako ste frizerski salon, servis ili slična uslužna djelatnost:
- često je dovoljan tablet ili čak mobitel s blagajničkom aplikacijom
- pisač za račune, ili slanje računa e-mailom/SMS-om kad je to prihvatljivo
Ako radite od doma ili ste freelancer:
- računalo s internetskom vezom
- pisač vam često nije nužan ako klijentima račune šaljete elektronički
Paušalni obrt – poseban slučaj?
Ako ste paušalni obrtnik, i dalje ste obvezni izdavati račune i, ovisno o propisima koji vrijede za vašu djelatnost i način naplate, provoditi fiskalizaciju. Razlika u odnosu na „klasični” obrt je prije svega u načinu oporezivanja, a ne u samoj obvezi izdavanja računa.
U praksi, velika većina paušalnih obrta treba i certifikat i program koji zna fiskalizirati račune. Detalje o tome jeste li u sustavu fiskalizacije i od kada, najbolje je dodatno potvrditi s knjigovođom ili Poreznom upravom, posebno zbog nadolazećih promjena vezanih uz Fiskalizaciju 2.0.
Koliko sve to okvirno košta?
Troškovi ovise o tome što vam je sve potrebno, ali okvirno možete računati na sljedeće stavke:
- digitalni certifikat (FINA) – plaća se periodično, prema važećem cjeniku
- program za izdavanje računa – od besplatnih verzija do mjesečnih pretplata, ovisno o funkcionalnostima
- oprema (računalo, pisač, tablet, POS…) – jednokratno ulaganje koje opet jako ovisi o vašim potrebama
Ako račune većinom šaljete elektronički i nemate fizičku blagajnu, troškovi mogu biti vrlo umjereni. S druge strane, ako opremate fizički lokal s više blagajni, ulaganje će biti veće, ali i nužno da bi rad bio ugodan i brz.
Kako odabrati pravi program?
Pravi program za izdavanje računa trebao bi se prilagoditi vama, a ne obrnuto. Prije odluke, postavite si nekoliko praktičnih pitanja:
Kakva je vaša djelatnost?
- trgovina treba praćenje zaliha i skladište
- uslužne djelatnosti trebaju katalog usluga i jednostavno izdavanje računa
- ugostiteljstvo treba brzo izdavanje računa i rad s više stolova ili konobara
Koliko imate zaposlenih?
- ako radite sami, osnovni paket je često dovoljan
- ako imate više zaposlenika, vjerojatno trebate mogućnost rada više korisnika istovremeno
Trebate li mobilnost?
- radite li na terenu, dobro će vam doći aplikacija za mobitel ili tablet
- imate li više lokacija, cloud rješenje olakšava praćenje prometa na jednom mjestu
Kakav vam je budžet?
- besplatna rješenja postoje, ali često imaju ograničenja ili slabiju podršku
- plaćena rješenja obično nude više mogućnosti, bolju podršku i redovite nadogradnje
Česte greške koje je dobro izbjeći
1. Kupnja programa bez testiranja
Većina ozbiljnih programa nudi mogućnost besplatnog testiranja. Iskoristite to. Bolje je potrošiti tjedan-dva na testiranje nego godinu dana na frustraciju s krivim programom.
2. Odabir programa isključivo po cijeni
Najjeftiniji program nije uvijek najbolji izbor. Ako vam nedostaju ključne funkcionalnosti ili je podrška loša, na kraju ćete platiti više – svojim vremenom i živcima.
3. Ignoriranje mobilnosti
Čak i ako danas mislite da vam ne treba pristup s mobitela, vrlo vjerojatno će vam zatrebati. Bilo da ste na putu, na godišnjem ili jednostavno niste u uredu, mogućnost provjere prometa i izdavanja računa s bilo kojeg uređaja je velika prednost.
4. Podcjenjivanje važnosti podrške
Kad nešto pođe po zlu (a prije ili kasnije uvijek se nešto dogodi), želite imati nekoga tko će vam pomoći. Provjerite kakvu podršku nudi program: koliko brzo odgovaraju, na kojim kanalima i na kojem jeziku.
Prvi koraci – od čega krenuti?
- Provjerite svoje obveze prema Poreznoj upravi – jeste li u sustavu fiskalizacije i od kada, imate li obvezu e-računa u B2B poslovanju i slično
- Naručite digitalni certifikat kod FINA-e – obrada traje nekoliko dana, pa je dobro krenuti s tim na vrijeme
- Istražite programe za izdavanje računa – napravite popis 2–3 rješenja koja vam se čine zanimljiva
- Testirajte u praksi – registrirajte se i izdajte nekoliko probnih računa kako biste vidjeli kako vam program „sjeda” u svakodnevnom radu
- Odaberite rješenje i krenite – ne čekajte savršen trenutak, važno je da što prije uđete u rutinu ispravnog izdavanja računa
Zaključak
Izdavanje računa i fiskalizacija na papiru zvuče zastrašujuće, ali uz dobar alat i jasne korake brzo postanu dio svakodnevne rutine. U osnovi, trebaju vam certifikat, pouzdan program za račune i oprema prilagođena vašem načinu rada.
Najvažnije je odabrati rješenje koje odgovara vašim stvarnim potrebama i koje ćete rado koristiti iz dana u dan. Krenite jednostavno, a kako posao raste, uvijek možete nadograditi funkcionalnosti i opremu.
Ako imate dodatnih pitanja o izdavanju računa ili želite isprobati kako Arges ERP rješava fiskalizaciju i račune u praksi, javite nam se . Rado ćemo pomoći.