1. SIGURNOST aplikacije
Najvažnija stvar je sigurnost podataka. U obzir dolaze Cloud sustavi koji sve podatke čuvaju na serverima sa dnevnim sigurnosnim kopijama takozvanim backupima. Nažalost, u Hrvatskoj se još uvijek velika većina ovakvih programa „instalira“ lokalno na računala korisnika. Trebate biti svjesni da ako nemate svoju internu mrežu sa sustavom pričuvnih kopija može doći do gubitka svih podataka u slučajevima kao što je kvar računala ili neke od njegovih komponenti.
2. PODRŠKA za aplikaciju
Druga stvar je podrška. Svi mi u počecima svojeg poslovanja nismo bili sigurni da li je dobar način na koji izdajemo račun. Da li su napomene na našim računima dostatne ili da li su nam Postavke programa blagajne dobro podešene. Kako i zašto trebamo izrađivati primke? Što je to Skladište i milijun ostalih pitanja. Dakle korisnička podrška treba biti stalno dostupna, a dokumentacija u uputama za korištenje programa treba biti dostatna. Uz sve navedeno bi bilo super da je cijena korisničke podrške uključena u pretplatu bez 060 i sličnih brojeva prema kojima se minuta plaća više od kazni Porezne inspekcije ili posebnih ugovora koji služe za „Održavanje i podršku“ te često u godišnjem zbroju predstavljaju višu cijenu od samog softvera.
3. DUGOROČNOST sustava za račune
Proširenja i varijacije. Prilično bitna stvar jer kad ste već odlučili postati poduzetnik/obrtnik prihvatili ste i nešto što se zove slobodno tržište i iako trenutno mislite da znate čime će se vaša tvrtka/obrt baviti za 10 godina – vi to ne znate. Možda se trenutno bavite uslugama pružanja rent-a-car-a (najma vozila), a već za koji mjesec ćete početi trgovati prerađevinama pčelinjeg voska (prvo palo na pamet J). Vi trenutno imate program blagajne za uslužne djelatnosti. Da li se vaš program može proširiti i za trgovinu? Možda web shop? API konekcije s vanjskim sustavima? Automatsko povlačenje stanja skladišta od dobavljača?
4. ADAPTIVNOST sustava na nove uvjete
Izašli ste iz ureda i shvatili da ste zaboravili kupcu izdati račun. Da li možete izdati račun s vašeg mobitela? Još bolje – da li osim klasičnog web pristupa vašoj aplikaciji za izdavanje računa možete pristupiti i putem mobilne aplikacije instalirane na vašem uređaju? Djelatnik odjednom ima potrebu izdavati račune na terenu. Sve u redu s time? Ako i nije sve baš toliko adaptivno vaša aplikacija mora biti bolja.
5. POUZDANOST temeljena na prvom indikatoru, a to je vrijeme postojanja tvrtke koja vam pruža uslugu
Tvrtka koja vam stavlja na raspolaganje program za knjigovodstvo/blagajnu postoji koliko vremena? 1 od 10 tvrtki preživi prvu godinu poslovanja. Većina od tih 10% ne preživi nadolazećih 5 godina. Trebate pouzdanog partnera. Partnera za kojeg je malo vjerojatno da će sutra prestati postojati i dodatno vam komplicirati poslovanje.
6. PRILAGODILJIVOST vašim specifičnim poslovnim zahtjevima
Izuzev potrebe za specifičnim modalom možda vi zbog specifičnosti poslovanja trebate program za račune koji će vizualno i funkcionalno biti prilagođen baš vama. Za primjer bismo naveli turističke i putničke agencije koje radi na osnovu „marže“ odnosno posebnog postupka oporezivanja te su im potrebni posebni obračuni. Također je poznat i pojam „samoizdavanja“ računa. Pokušajte da vam program pruža tvrtka koja je direktno izradila isti. Prodavači ili preprodavači programa za knjigovodstvo nemaju ta znanja i mogućnosti kojima bi program prilagodili na navedene načine.
MI KOJI VEĆ NEKO VRIJEME „PLOVIMO“ – za poduzetnike koji su preživjeli prve godine poslovanja
Vi sve gore navedeno već znate, pa ako ste nezadovoljni s dosadašnjim rješenjem za izdavanje računa iz nekih razloga kao što su činjenice da se svaka nadogradanja plaća, vrlo nejasno sučelje, nedostatak funkcionalnosti ili nemogućnost prilagodbe programa za knjigovodstvo vašim potrebama, nedostupnost korisničke podrške ili ste upravo shvatili da se svi vaši podaci nalaze samo na vašem računalu i nigdje drugdje – nemojte opet pogriješiti i odabrati program koji je jeftiniji 8 kuna mjesečno samo zato jer je – prividno jeftiniji.
