Modul Korisnici drži korisničke pristupe sustavu, odnosno svako lice koje se prijavljuje u Arges ima ovdje svoj zapis s emailom, dodijeljenim poslovnim prostorom , oznakom koja ide na svaki izdani račun , i razinom ovlasti.
Ključne značajke modula: omogućava unos, uređivanje i deaktivaciju korisnika, prikazuje detaljan pregled korisnika (uključujući sve relevantne procese u koje je korisnik involviran), a administratori imaju pregled i kontrolu nad svim korisnicima unutar tvrtke.
Bitno je odmah znati: korisnik nije isto što i zaposlenik . Korisnik = pristup sustavu (operater na blagajni , šef poslovnice s adminom). Zaposlenik = HR zapis (datum zaposlenja, ugovor, plaća). Korisnici su, drugim riječima, djelatnici s pristupom blagajni (u sustavu i na izdanim računima vode se kao Operateri), dok svi zaposlenici nisu nužno korisnici sustava. Jedna osoba može biti oboje, ali se vode kao dvije zasebne evidencije: ima zaposlenika koji nemaju pristup sustavu (čistačice), i ljudi koji imaju pristup, a nisu zaposlenici (računovođa s vanjskog ureda).
Svaki korisnik može vidjeti svoje podatke i dokumente (primjerice “Dnevne promete” ), dok administrator tvrtke ima pristup svim korisnicima i mogućnost postavljanja određenih korisnika kao administratora tvrtke ili administratora poslovnog prostora .
Što se vodi na korisniku
Polja su podijeljena u tri kruga (osobne podatke, poslovne identifikatore i adresne podatke), uz dvije statusne zastavice na kraju:
- ime i prezime
- broj telefona
- oznaka na računu
- OIB
- poslovni prostor
- država, županija, grad i ulica
- status aktivnosti
- administratorske ovlasti
Iza zapisa, model još veže korisnika na samu tvrtku, na njegov primarni poslovni prostor i na sve dokumente koje je kreirao ili u kojima je evidentiran kao operater.
Lista korisnika
Tablični prikaz daje pregled svih pristupa unutar tvrtke. Svaki red drži osnovne stvari po kojima brzo prepoznajete osobu:
- ime
- oznaka na računu
- broj telefona
- poslovni prostor
- aktivnost
- status administratora poslovnog prostora
- status administratora tvrtke
Pretraga čita ime i prezime, OIB, telefon i email. Sortiranje radi po imenu i email adresi.
Praktičan ekran kad se zatvara godina ili kad netko ode iz tvrtke. U par sekundi vidite tko još ima aktivan pristup, kojem prostoru je dodijeljen i kakve ovlasti drži.
Filtriranje korisnika
Filteri u modulu omogućuju preciznije izdvajanje korisnika prema stvarnim pravima i statusu. Moguće je filtrirati po:
- poslovnom prostoru
- administratorima tvrtke
- korisnicima tvrtke bez administratorske ovlasti tvrtke
- administratorima poslovnog prostora
- korisnicima poslovnog prostora bez te administratorske ovlasti
- aktivnim korisnicima
- neaktivnim korisnicima
Filteri postaju ključni kad tvrtka ima više poslovnica i nekoliko razina ovlasti. Bez njih je teško brzo izdvojiti, recimo, sve neaktivne korisnike prošlog kvartala za review pristupa.
Kreiranje novog korisnika
Forma se popunjava u dva koraka. Prvi blok je obavezan:
- ime i prezime
- broj telefona
- oznaka na računu
- OIB
- poslovni prostor
Drugi blok dolazi opcionalno:
- država
- županija
- grad
- ulica i kućni broj
- administratorska ovlast poslovnog prostora
- administratorska ovlast tvrtke
U formi postoji i pomoćna akcija za preuzimanje podataka iz zapisa zaposlenika (ikona korisnika sa znakom “+”), što ubrzava unos kad je osoba već evidentirana u modulu Zaposlenici.
Pri spremanju sustav radi i dvije provjere: postoji li već aktivni korisnik s istom email adresom i je li dosegnut limit aktivnih korisnika za tvrtku. Tek kad obje prođu, korisnik se sprema kao aktivni pristup sustavu.
Uređivanje i deaktivacija korisnika
Akcija Uredi korisnika (gumb s ikonom olovke) omogućuje izmjenu podataka korisnika. Kod uređivanja su ista polja kao kod kreiranja, plus status aktivan / neaktivan.
Korisnik se ne briše kad ode iz tvrtke, nego se samo deaktivira. Tako njegovi računi, ponude i opomene ostaju u sustavu s ispravnom oznakom operatera (jer ako bi se korisnik obrisao, povijest bi pokazivala “Nepoznat korisnik” što je problem za reviziju).
Reaktivacija opet provjerava limit. Ako paket dopušta 5 aktivnih korisnika, a već imate 5, prvo morate nekog drugog deaktivirati.
Pregled korisnika
Pregled je organiziran u kartice. Prva, Općenito, drži statične podatke korisnika:
- ime i prezime
- broj telefona
- oznaka na računu
- OIB
- poslovni prostor
- država, županija, grad i ulica
- status administratora poslovnog prostora
- status administratora tvrtke
- status aktivnosti
Više-manje administrativni snimak. Pravi rad obično krene odlaskom u sljedeće kartice.
Povezani dokumenti i zapisi
Iz iste forme otvaraju se sve liste dokumenata vezane uz konkretnog korisnika. Standardni set ima šest tabova:
- Ponude
- Računi
- Dnevni prometi
- Partneri
- Opomene partnerima
- Ponavljajući računi
Na paketima koji uključuju i robno poslovanje uz to dolaze:
- Inventure (popis inventura u kojima je sudjelovao)
- Međuskladišnice (kretanja robe povezana s njim)
- Otpremnice
- Povratnice (povrati povezani s njim)
- Primke (primke u koje je upisan)
- Dobavljači
Iz jedne točke pratite cijeli operativni trag operatera: tko je izdao određeni račun, koliko je ponuda generirao prošli mjesec, koje je opomene slao. Audit-ready u par sekundi.
Tipične situacije kad otvarate modul
Novi zaposlenik krenuo s radom, pa kreirate korisnika, dodjeljujete poslovni prostor, oznaku na računu, eventualno admin ovlasti. Stari zaposlenik dao otkaz, pa deaktivirate korisnika, ne brišete (zbog povijesti dokumenata). Otvarate novu poslovnicu, pa dodjeljujete postojeće korisnike na nju kroz uređivanje, ili kreirate nove. Audit ili review, kada prolazite kroz listu i vidite tko sve ima pristup, tko je admin, koliko vremena nije bio aktivan.
Tvrtkama s 1-3 korisnika modul je tehnički prisutan ali se rijetko otvara. Stvarna vrijednost dolazi kad tvrtka raste i broj operatera prelazi 5-6, a posebno kad imate više poslovnih prostora.