Modul Računi za predujam pokriva poseban tok unutar modula Računi u kojem se vodi avansno primljeno plaćanje. Račun za predujam u Arges ERP-u nije odvojen dokument, nego vrsta računa koja ima svoj skup pravila oko stavki, zaključavanja, referenciranja na konačni račun i ispisa.
U praksi to znači da se u istom modulu Računi i na istom dokumentu može raditi običan račun, račun za predujam i kasnije konačni račun koji predujam referencira. Svi ti scenariji dijele isto sučelje, iste šifrarnike i isti tok dokumenta.
Kada se koristi račun za predujam
Račun za predujam se izdaje kad partner plaća unaprijed, prije nego što je isporuka ili usluga završena. Na dokumentu se evidentira stvarno primljen iznos, vlastita oznaka, datum primitka i partner, pa predujam dobiva status formalnog računa, a ne pomoćne bilješke.
Kasniji konačni račun istom partneru na taj predujam bilježi referencu (oznaku, datum i iznos) kao informativnu vezu prema dokumentu plaćenom unaprijed. Iznos predujma se na konačnom računu ne odbija automatski od ukupnog iznosa; predujam je formalna evidencija veze između dva dokumenta, a ne odbitak od osnovice. Eventualno netiranje iznosa korisnik vodi sam kroz iznos koji upiše na konačni račun.
Kako se ulazi u vrstu Račun za predujam
Vrsta računa u sustavu se vodi kroz polje Vrsta računa na samom dokumentu. Način odabira ovisi o tipu fiskalizacije:
- F1 tok, klasični fiskalizirani račun, ima reducirani dropdown s dvije opcije: Račun i Račun za predujam.
- F2 tok, eRačun, ima puni popis vrsta dokumenata prema UNTDID kodovima, pa se račun za predujam bira ili kroz vrstu dokumenta ili kroz Tip poslovnog procesa P4, Plaćanje unaprijed (avans).
Kad se u F2 toku odabere P4, sustav automatski postavlja vrstu računa na Račun za predujam i zaključava to polje dok se P4 ne makne. Time se izbjegava scenarij u kojem poslovni proces i vrsta dokumenta ne pristaju jedno drugom.
Stavka “Predujam” i iznos
Na računu za predujam se ne radi uobičajeni popis artikala ili usluga. Sustav umjesto toga automatski vodi jednu posebnu stavku pod nazivom Predujam.
Tehnički, radi se o rezerviranoj sistemskoj usluzi koja u pozadini postoji jednom po tvrtki i koristi se isključivo kao stavka predujma. Ima:
- rezervirani naziv Predujam
- rezerviranu šifru PREDUJAM
- zadanu jedinicu mjere i porezni razred
- početnu cijenu 0,00, kao placeholder dok korisnik ne unese stvarni iznos predujma
Zato modul Usluge tu uslugu prikazuje kao read-only i onemogućuje ručno preuzimanje njezinog naziva ili šifre za druge svrhe.
Pri uređivanju stavke korisnik mijenja iznos i, po potrebi, porezni razred ili jedinicu mjere. Time se svaki račun za predujam svede na jedan jasan zapis: koliko je primljeno, u kojoj stopi PDV-a i za kojeg partnera.
Što se u pozadini događa pri ulasku u predujam
Kad se na otvorenom računu promijeni vrsta u Račun za predujam ili se u F2 toku odabere P4, sustav obavlja nekoliko koraka automatski:
- briše sve postojeće stavke dokumenta
- ubacuje jednu novu stavku Predujam (cijena 0,00)
- briše eventualno upisanu povratnu ambalažu
- otpušta eventualne reference na druge predujme (avans ne referencira druge avanse)
- postavlja polje Datum primitka predujma umjesto uobičajenog datuma isporuke
- uklanja polja Plaćeni iznos i Iznos koji dospijeva za plaćanje iz uređivanja
Isti niz koraka odvija se i prije ulaska u predujam, uz potvrdu kad postojeće stavke nisu prazne, pa korisnik svjesno odobrava njihovo brisanje.
Pri izlasku iz vrste predujma sustav briše sistemsku stavku Predujam i vraća dokument u uobičajeni tok, u kojem se stavke ponovno dodaju ručno.
Što nije dozvoljeno na računu za predujam
Zbog samog značenja dokumenta, na računu za predujam određene stvari svjesno nisu omogućene:
- Dodavanje novih stavki: jedina stavka Predujam je automatska i ne može se umnožavati.
- Brisanje stavke Predujam, mora ostati prisutna dok je dokument u vrsti predujma.
- Povratna ambalaža nije podržana, a postojeća se pri ulasku u predujam miče.
- KPD klasifikacija stavke, pri zaključavanju u F2 toku predujam je izuzet iz standardne KPD provjere, u skladu s HR CIUS-2025 pravilima.
- Zaključavanje dok je iznos 0,00: gumb Zaključaj ostaje neaktivan dok stavka Predujam ne dobije iznos različit od nule.
Tako dokument ostaje dosljedan svojoj namjeni i ne otvara scenarije koji nisu predviđeni za avansno plaćanje.
Preduvjeti za zaključavanje
Uz ranije spomenuti iznos veći od nule, zaključavanje računa za predujam prati i standardne provjere koje vrijede i za ostale račune:
- otvoreno radno vrijeme poslovnog prostora
- važeći fiskalni certifikat kod F1 toka
- aktivno ovlaštenje za F2 slanje kod eRačuna
Razlika u odnosu na obični račun je to što se KPD validacija na stavkama ne primjenjuje. U praksi to znači da kod F2 računa za predujam sustav ne traži KPD klasifikaciju jer specifikacija eRačuna takve stavke izuzima iz te obveze.
Referenca predujma na konačni račun
Najvažniji dio toka predujma je ono što se događa nakon što je avansni račun izdan i zaključan. Predujam se tada može referencirati na kasniji konačni račun istom partneru.
Model je jednostavan:
- jedan avansni račun može biti referenciran na najviše jedan konačni račun
- jedan konačni račun može referencirati više avansa
- referenca se vodi kao veza sa završnim računom, a ne kroz ručno prepisivanje iznosa
Kod uređivanja konačnog računa sekcija Referenca na predujam (Avans) prikazuje sve trenutno povezane avanse s oznakom, datumom primitka i iznosom, te nudi dodavanje novih referenci i uklanjanje postojećih.
Automatski dijalog pri odabiru partnera
Kad se na konačnom računu odabere partner koji ima nereferencirane avansne račune, sustav automatski otvara dijalog Partner ima nereferencirane predujmove. U njemu se za svaki dostupni predujam vidi oznaka, datum i iznos, a korisnik kvačicom bira koje od njih želi povezati s ovim konačnim računom.
Ako nijedan nije primjenjiv, dijalog se može zatvoriti bez odabira, pa partner i njegovi predujmi ostaju nepromijenjeni za neki kasniji račun.
Ručno dodavanje i uklanjanje referenci
Isti dijalog može se otvoriti i ručno, kroz gumb Dodaj reference u sekciji Referenca na predujam (Avans). To je korisno kad korisnik partnera promijeni naknadno ili kad želi povezati predujam koji nije odabrao u prvom prolazu.
Svaki već referencirani predujam ima vlastitu karticu s oznakom, datumom i iznosom te gumbom za uklanjanje reference. Uklanjanje ne briše avansni račun, nego samo otpušta vezu između tog avansa i konačnog računa, pa se isti predujam kasnije može ponovno iskoristiti drugdje.
Promjena partnera i reference
Ako se na konačnom računu promijeni partner, sustav automatski otpušta sve postojeće reference na predujme. Razlog je jasan: avansi prethodnog partnera nisu valjani za novog, pa bi njihovo ostavljanje unijelo krivu informaciju na dokument.
Ako novi partner također ima nereferencirane predujme, sustav će za njega ponovno otvoriti dijalog odabira, pa je tok rada konzistentan s inicijalnim unosom partnera.
Popis računa i filter za predujam
Računi za predujam se ne vode u odvojenom popisu. Nalaze se u istom pregledu kao i ostali računi u modulu Računi, uz dva pomoćna elementa za brže snalaženje:
- u prikazu popisa vrsta dokumenta označena je kao Račun za predujam ili skraćeno Avans
- u filterima postoji opcija Samo računi za predujam koja listu svodi isključivo na te dokumente
Zato isti pregled može poslužiti i za svakodnevno izdavanje i za kasniju provjeru toga koji su predujmi već iskorišteni, a koji još čekaju konačni račun.
Storno računa za predujam
Zaključani račun za predujam može se stornirati na isti način kao i ostali računi. Sustav za to nudi jedan storno tok: korisnik kroz pregled računa pokreće storno, unosi razlog storniranja i sustav otvara novi storno dokument koji ostaje povezan s izvornim predujam računom kroz isti pregled.
Kod F2 toka eRačuna se taj storno dokument fiskalizira kao UBL CreditNote (odobrenje, profil P10, kod dokumenta 381) s referencom na izvorni predujam, što je jedan od scenarija koje HR CIUS-2025 specifikacija dopušta za storno predujma.
Ako je storno predujam bio referenciran na konačni račun, referenca se otpušta da konačni račun ne ostane povezan s dokumentom koji više ne postoji u aktivnom obliku.
Predujam u ispisu i XML-u
Na PDF ispisu računa za predujam vodi se ista struktura kao i na ostalim računima: zaglavlje tvrtke, podaci partnera, stavka Predujam s iznosom i PDV-om te standardne fiskalne oznake.
Kod konačnog računa koji referencira predujam ispis se dodatno proširuje:
- na PDF-u se pojavljuje tablica Reference na predujam s oznakom, datumom izdavanja i iznosom svakog povezanog predujma
- u F2 XML-u konačnog računa, u skladu s HR CIUS-2025 specifikacijom, dodaje se blok prethodnih referenci i iznos predujma ulazi u odgovarajuće polje dokumenta
Zbog toga kupac na konačnom računu istovremeno vidi i ukupan iznos dokumenta i informaciju o predujmu koji je prethodno bio izdan, bez potrebe da tu vezu rekonstruira ručno. Sam iznos predujma ostaje informativan i ne mijenja ukupan iznos konačnog računa; tu odluku korisnik vodi sam kroz iznos koji upiše.
Zašto je ovaj modul važan
Račun za predujam u praksi ima smisla samo kad je tijesno povezan s ostatkom toka rada s računima. Ako bi se vodio kao izdvojena evidencija, brzo bi se javili problemi s ispisom, referenciranjem i zaključavanjem.
U Arges ERP-u račun za predujam je zato namjerno napravljen kao vrsta unutar modula Računi, a ne kao odvojen alat. Dijeli isti tok kao i ostali računi i uz njega drži dovoljno vlastitih pravila da ostane jasno što dokument predstavlja:
- automatska sistemska stavka Predujam
- izuzeće od KPD validacije kod F2 toka
- obavezan iznos prije zaključavanja
- referenca na konačni račun kroz zaseban model veze
- dopuna PDF ispisa i XML-a kod konačnog računa
Drugim riječima, modul Računi za predujam ne zamjenjuje modul Računi, nego ga proširuje za scenarij avansnog plaćanja, tako da partner, ispis, fiskalizacija i kasniji konačni račun ostanu dio istog, povezanog dokumentnog lanca.