Radne grupe

Modul Radne grupe služi za to da zaposlenike podijelite u operativne cjeline vezane uz konkretan poslovni prostor . U praksi se tu otvaraju timovi tipa Tim A za jutarnju smjenu i Tim B za popodnevnu, smjene poput Smjena Splitska poslovnica ili Noćna smjena Zagreb, klasični odjeli (uprava, prodaja, računovodstvo), gradilišta kao Gradilište Velika Gorica ili Projekt obnove, te poslovne jedinice tipa Skladišna ekipa i Konobari Centar.

Radna grupa nije isto što i radno mjesto

Ovo su dva podatka koja se često miješaju, pa ih sustav drži odvojeno. Radno mjesto je naziv pozicije, dakle “kuhar”, “konobar” ili “skladištar”. Radna grupa odgovara na sasvim drugo pitanje, tko s kim radi, i tu dolaze nazivi tipa “Tim A”, “Smjena Splitska poslovnica” ili “Skladišna ekipa”. Jedna osoba na kartici zaposlenika nosi oba podatka istovremeno, ali su međusobno neovisni.

Zamislite ugostiteljski objekt u Splitu s 3 kuhara i 5 konobara u dvije rotirajuće smjene. Radno mjesto svakog ostaje isto, kuhar ili konobar, dok se radna grupa mijenja prema rasporedu, primjerice Smjena jutarnja Split i Smjena popodnevna Split. Bez te razlike voditelj ne može dobiti popis ljudi koji su ovaj tjedan u jutarnjoj smjeni, jer sustav vraća sve kuhare i konobare bez obzira kad rade.

Što modul radi u praksi? Otvarate i mijenjate radne grupe, vidite sve grupe sa zaposlenicima, lakše posložite ekipu po timovima i jasnije planirate kapacitete za smjenu ili projekt. Ako ista osoba povremeno upada u dvije smjene, pridružujete je primarnoj grupi, a ad hoc smjene rješavate kroz kalendar rasporeda.

Što se vodi na radnoj grupi

Na samoj grupi pišete dvije stvari, kako se zove i u kojem poslovnom prostoru radi. Bez tog drugog podatka grupa ne ide dalje.

U ručnoj organizaciji u Excelu obično se vodi samo naziv grupe i lista imena, a lokacija ostaje pretpostavka koju zna voditelj. Kad voditelj ode na godišnji, slijedeća osoba mora ispočetka skupljati tko gdje radi. Centralizirana grupa s vezom na prostor čuva tu informaciju neovisno o ljudima koji trenutno raspoređuju ekipu.

Zašto vezivanje uz prostor nije neobvezna stavka? Jer “Tim A” sam za sebe ne znači ništa kad imate poslovnice u Zagrebu i Splitu. Dva tima istog imena na različitim lokacijama traže razlikovanje, inače se kasnije raspored zaposlenika pomiješa. Sustav vas zato tjera da odmah upišete gdje grupa zapravo radi.

Sezonsko zapošljavanje ili prebacivanje radnika iz poslovnice u poslovnicu rješava se kroz uređivanje grupe ili otvaranje paralelne grupe u novom prostoru. Sezonska ispomoć u kafiću na obali tijekom ljeta dobiva vlastitu grupu, primjerice Sezona ljeto Split, koja se nakon sezone deaktivira, a stalna ekipa ostaje u originalnoj grupi netaknuta.

Popis radnih grupa

Lista služi za brz pregled bez previše klikanja. Tražite po nazivu, a uz svaki zapis odmah piše i poslovni prostor pa znate koja je koja, čak i kad imate dvije grupe sličnog imena. Pronaći grupu, provjeriti lokaciju, otvoriti pregled ili dodati novu, sve to ide brzo i kad popis naraste na 30-40 stavki kroz više poslovnica.

Tipičan slučaj je tvrtka koja ima Skladišna ekipa Zagreb i Skladišna ekipa Velika Gorica. Bez prikaza prostora uz naziv, voditelj logistike mora razmišljati koja je koja. Sa stupcem prostora u listi svatko odmah zna na što se grupa odnosi, pa nestaje potreba da se zove HR samo da potvrdi koji Tim B je pravi.

Kreiranje nove grupe

Otvaranje nove grupe ne traje dugo. Kliknete gumb "+" u listi radnih grupa, upišete naziv i odaberete poslovni prostor. To je sve. Upravo ta dva podatka su ono bez čega grupa nema smisla.

Voditelji najčešće otvaraju nove grupe na početku sezone, prije pokretanja projekta ili nakon dolaska veće skupine zaposlenika. Građevinska tvrtka koja preuzima novi posao otvara Gradilište Velika Gorica kao zasebnu grupu vezanu uz prostor gradilišta, a kad projekt završi grupa ostaje u sustavu kao povijesni zapis tko je radio gdje.

Uređivanje postojeće grupe

Postojeću grupu mijenjate klikom na ikonu olovke uz njezin red. Možete je preimenovati ili prebaciti na drugi poslovni prostor ako se ekipa preseli ili reorganizira. Dodatnih polja ovdje nećete naći, i to namjerno.

Što ako voditelj poslovnice mijenja sve, dakle naziv i prostor? Sustav dopušta promjenu oba polja u svakom trenutku, pa je rebrendiranje Smjena Splitska poslovnica u Smjena Centar Split jednostavno prepisati. Promjena naziva odmah se propagira i u kartice zaposlenika povezane s grupom. Ako se cijela poslovnica seli, dovoljno je promijeniti vezani prostor, a članstva ostaju netaknuta.

Zašto ovako jednostavno? Posao modula nije gomilanje administracije, nego čista organizacijska struktura. Klasični HR sustavi imaju desetak polja na jednoj grupi koja većina tvrtki ionako nikad ne popuni do kraja, pa smo izostavili sve što nije nužno.

Pregled radne grupe

Otvaranje konkretne grupe daje dvije kartice. Općenito drži naziv i poslovni prostor (ono što ste već unijeli kod kreiranja). Zaposlenici drže popis ljudi vezanih uz grupu.

Općenito otvarate kad želite brzu provjeru prostora vezanog uz grupu, recimo prije preimenovanja ili dok pripremate raspored. Otvori se i zatvori u nekoliko sekundi, čista informacijska kartica.

Karticu Zaposlenici otvarate u drugim slučajevima, kad treba vidjeti tko je u grupi, koliko ih je aktivno i tko nedostaje. Tu skreće voditelj smjene koji provjerava ima li dovoljno konobara u grupi Konobari Centar, ili HR prije isplate plaća za usporedbu popisa Skladišne ekipe s evidencijom radnih sati.

Kartica Zaposlenici

U kartici Zaposlenici vidite tko je već povezan s tom grupom. Za svakog člana ide:

• ime i prezime
• broj telefona za brzi kontakt
• status (aktivan ili neaktivan radnik) prikazan kao indikator, zelena točka za aktivne i crvena za neaktivne
• poslovni prostor zaposlenika (ne mora nužno biti isti kao prostor same grupe)

Iznad popisa stoje filteri po statusu, vrsti ugovora i radnom mjestu, a administratori tvrtke vide i dodatni filter po poslovnom prostoru. Dovoljno je par klikova da vidite koliko aktivnih ljudi grupa zapravo broji ili koristi li se grupa uopće, pa ako je popis prazan ili pun neaktivnih, znate da treba pospremiti.

Najčešća kombinacija filtera je status plus radno mjesto. Voditelj u grupi Konobari Centar filtrira aktivne i radno mjesto konobar i odmah ima listu ljudi za rad. U Skladišnoj ekipi vrsta ugovora razdvaja stalno zaposlene od studenata na ugovor o djelu, što treba pri planiranju prekovremenog rada.

Drugi tipičan slučaj je miješana grupa. Tim A koji okuplja kuhare, konobare i pomoćnike kroz filter po radnom mjestu daje samo kuhare kad praznik u kuhinji traži pokrivanje. Administrator može unutar iste grupe izdvojiti i članove čiji matični prostor odgovara Splitskoj poslovnici, korisno za preraspodjelu između lokacija.

Veza sa zaposlenicima

Grupe se vežu na zaposlenike kroz organizacijske podatke na kartici svakog radnika. Bira se iz padajuće liste, ne upisuje rukom.

Zašto je to važno? Vjerojatno ste već vidjeli situaciju gdje voditelj jedne smjene zapiše “Tim A”, druga vrijedna duša “tim a”, treća “TIM A”, i odjednom je tehnički nemoguće izvući popis ljudi koji rade u istom timu. Centralni popis grupa to rješava odmah na izvoru, jer se naziv odabire iz padajuće liste, slovo po slovo identičan svaki put.

Kad se zaposlenik prebacuje između lokacija, primjerice iz Skladišne ekipe Zagreb u Skladišnu ekipu Velika Gorica, dovoljno je na kartici promijeniti pridruženu grupu, a stari zapis automatski nestaje sa stare grupe. Nema rizika da se ista osoba pojavljuje na dva mjesta, problem čest u Excel tablicama gdje se zaboravi brisanje iz starog tima.

Kome ovo treba

Tvrtkama koje imaju preko 10-15 ljudi i više od jedne lokacije. Ispod toga svi se međusobno znaju, voditelj poznaje cijelu ekipu na pamet i razdvajanje po timovima zapravo i ne treba. Čim brojke porastu, posebno kad se još i lokacije umnože, raspored bez grupa postaje kaos.

Prag potrebe je trenutak kad voditelj tjedno gubi više od pola sata na pitanja tipa “tko radi sutra ujutro u Splitu”. Jednom u dva mjeseca to još rješava ručna organizacija. Svakodnevno već postaje teret koji modul brzo skida.

Ugostiteljski objekti rad razdvajaju u smjene, pa nose jutarnju i popodnevnu posadu kao zasebne grupe. Trgovački lanci s više dućana grupiraju ljude po lokacijama. Veće tvrtke razdvajaju odjele uprave, prodaje i skladišta, jer svaki ima svoju operativnu logiku. U praksi grupe pokrivaju i odjele kao prodaja, računovodstvo i logistika, gradilišta i projekte radi vidljivosti tko je gdje angažiran, te povremene zadatke i manje sektore unutar tvrtke.

Pregled rasporeda kroz grupe ubrzava odluke o resursima. Tko je gdje, koji kapacitet ima sljedeća smjena, projekt ili sezona, sve to ide kroz jedan klik na grupu.

Posljednje ažurirano: 03.06.2026.