Naplatni uređaji u Arges ERP-u povezuju svakodnevni rad s konkretnim poslovnim prostorom i konkretnim načinom izdavanja dokumenata. Preko njih se u sustavu prate računi, ponude i dnevni prometi, pa naplatni uređaj nije samo tehnički zapis, nego važan dio okvira u kojem korisnik radi.
Modul naplatnih uređaja omogućuje kreiranje i uređivanje naplatnih uređaja unutar tvrtke ili obrta kroz modul Postavke, odnosno unutar određenog Poslovnog prostora. Te su postavke dostupne isključivo Adminu tvrtke i Adminu poslovnog prostora, jer je riječ o konfiguraciji koja izravno utječe na izdavanje dokumenata.
Jedan važan princip vrijedi odmah napomenuti: u Arges ERP-u se slijednost računa veže na naplatni uređaj. To znači da svaki uređaj nosi svoj numerički niz, pa je ispravno postavljanje uređaja temelj urednog poslovanja.
To se vidi i u samom korištenju sustava. Kod prijave i u postavkama korisnik bira svoj trenutačni naplatni uređaj, a dokumenti se dalje vode u tom okviru.
Što se vodi na naplatnom uređaju
Svaki naplatni uređaj vodi osnovne podatke:
- oznaku na računu
- poslovni prostor kojem pripada
- tvrtku
- status aktivnosti
Uz osnovne podatke uređaj u sustavu nosi i veze prema povezanim zapisima, pa se po njemu mogu pratiti:
- dnevni prometi
- ponude
- računi
- ponavljajući računi
Na razini aktivne poslovne godine za pojedini uređaj vode se i:
- broj prve ponude
- broj prvog računa
Zbog toga naplatni uređaj nije samo šifra ili naziv, nego mjesto na kojem se spajaju osnovne postavke i kasniji rad s dokumentima.
Lista naplatnih uređaja
Popis naplatnih uređaja prikazuje uređaje unutar iste tvrtke. U listi se vide:
- oznaka na računu
- poslovni prostor
- status aktivnosti
Pretraga radi po oznaci na računu, a dodatni filteri omogućuju uži pregled po:
- poslovnom prostoru
- samo aktivnim uređajima
- samo neaktivnim uređajima
Uz pretragu i filtere, prikaz je moguće sortirati prema zadanim ili prilagođenim kriterijima, pa se popis lako prilagodi načinu rada. Klikom na gumb "+" korisnik može dodati novi naplatni uređaj izravno iz liste.
Takav pregled je praktičan kad tvrtka vodi više poslovnih prostora ili kad želi brzo provjeriti koji su uređaji trenutno aktivni za rad.
Otvaranje novog naplatnog uređaja
Kod kreiranja novog naplatnog uređaja unose se:
- oznaka na računu
- poslovni prostor
Sustav pritom provjerava postoji li već aktivni naplatni uređaj s istom oznakom u istom poslovnom prostoru. Time se izbjegava da dva aktivna uređaja unutar istog prostora nose istu oznaku.
Nakon unosa ovih podataka uređaj se može spremiti i postaje aktivan za izdavanje računa, pa se odmah može otvoriti u pregledu i uključiti u daljnji rad.
Kod otvaranja uređaja sustav dodatno upozorava na još jednu praktičnu situaciju: ako su računi ili ponude ranije vođeni izvan Arges ERP-a, u pregledu uređaja može se naknadno postaviti prvi broj računa i prvi broj ponude za aktivnu godinu. Ako su računi već izdavani kroz drugi sustav, važno je ručno postaviti prvi broj računa kako bi se osigurala ispravna slijednost numeracije.
Uređivanje i aktivnost uređaja
Uređivanje naplatnog uređaja u modulu je jednostavno i svodi se na osnovne postavke:
- oznaku na računu
- status aktivnosti
Uređivanje postojećeg uređaja omogućava promjenu ovih postavki, kao i deaktivaciju uređaja ako se više ne koristi, pa je deaktivacija normalan korak u životnom ciklusu uređaja.
Poslovni prostor uređaja u uređivanju se prikazuje kao podatak, ali se ne mijenja kroz isti obrazac. Time ostaje jasno kojem prostoru uređaj pripada, dok se svakodnevne promjene svode na ono što je stvarno potrebno za rad.
Važna razlika u odnosu na neke druge zapise u sustavu jest to što se naplatni uređaj ovdje ne briše, nego ostaje evidentiran i kad postane neaktivan. To je važno zato što su uz njega već vezani dokumenti i prometi koji trebaju ostati pregledni i nakon promjene statusa.
Veza s ePoreznom kod (de)aktivacije
Naplatni uređaj nije moguće obrisati, ali ga je moguće učiniti neaktivnim. Vaš knjigovođa u tom slučaju, kao i u slučaju ponovne aktivacije, isto treba sprovesti i kroz sustav ePorezne u obliku prijave ili odjave Poslovnog prostora. Isto se odnosi na poslovne prostore koji izdaju račune i ostale dokumente koje je potrebno fiskalizirati, pa se promjena statusa uređaja u Argesu i prijava u ePoreznoj uvijek prate zajedno.
Pregled naplatnog uređaja
Pregled naplatnog uređaja podijeljen je na više kartica:
- Općenito
- Dnevni prometi
- Ponude
- Računi
- Ponavljajući računi
U kartici Općenito vide se:
- broj prve ponude za aktivnu godinu
- broj prvog računa za aktivnu godinu
- oznaka na računu
- poslovni prostor
- aktivni status uređaja
Upravo se iz tog pregleda po potrebi mogu urediti početni brojevi za ponude i račune. Ti se brojevi vode po godini i po naplatnom uređaju, pa ih nije potrebno držati izvan sustava.
Ostale kartice služe za pregled dokumenata i prometa vezanih uz isti uređaj. Na taj način se iz jednog mjesta može otvoriti što je preko uređaja izdano i evidentirano.
Zbog kontrole, za svaki naplatni uređaj Administrator tvrtke može provjeriti dnevne promete, račune i ponude izrađene kroz isti uređaj. Za konkretni naplatni uređaj isto provjeriti može i Operater prijavljen na taj uređaj, pa svaki korisnik vidi točno onoliko koliko mu je u opsegu rada.
Naplatni uređaj u svakodnevnom radu korisnika
Naplatni uređaj nije samo administrativna postavka za administratora. On je dio i svakodnevnog rada korisnika.
Ako korisnik pri prijavi još nema odabran trenutačni naplatni uređaj, sustav traži da ga odabere prije nastavka rada. Isto vrijedi i u korisničkim postavkama, gdje je moguće promijeniti trenutačni naplatni uređaj bez otvaranja samog modula naplatnih uređaja.
To je važno zato što se svakodnevni rad ne odvija na apstraktnoj razini tvrtke, nego u konkretnom poslovnom prostoru i na konkretnom uređaju.
Početni brojevi računa i ponuda
Jedna od najvažnijih praktičnih postavki naplatnog uređaja jest mogućnost uređivanja:
- broja prvog računa
- broja prve ponude
Ta mogućnost ima smisla kad tvrtka prelazi iz drugog sustava ili nastavlja već započeti numerički niz. Umjesto da se takve prilagodbe vode ručno ili izvan aplikacije, u Arges ERP-u ih je moguće evidentirati izravno na razini uređaja i godine.
Time ostaje jasno:
- na koji se uređaj broj odnosi
- za koju godinu vrijedi
- radi li se o računima ili ponudama
Zašto je modul važan u praksi
Kad tvrtka ima više poslovnih prostora ili više mjesta iz kojih se izdaju dokumenti, nije dovoljno voditi samo korisnike i dokumente. Potrebno je jasno vidjeti i preko kojeg se uređaja pojedini promet i rad s dokumentima vode.
Naplatni uređaji zato imaju važnu ulogu u svakodnevnom radu. Oni povezuju poslovni prostor, aktivni uređaj korisnika, slijednost dokumenata i pregled prometa na jednom mjestu. To olakšava i rad operatera i kasniji pregled svega što je preko pojedinog uređaja nastalo u sustavu.