Otpremnice

Otpremnica prati robu nakon što ste već izdali račun . Završava u rukama vozača, kurira, skladištara ili kupca koji robu preuzima osobno. U Arges ERP-u zato ne otvarate praznu formu, nego krećete od računa sa stavkama artikala .

Razlika je važna u svakodnevnom radu. Kad je račun za uslugu , otpremnicu sustav uopće ne nudi, jer nema fizičke robe koja izlazi sa skladišta. Kad račun sadrži artikle, sa sobom povlači partnera, poslovni prostor i stavke, a vi još birate vrstu otpreme i jezik ispisa.

Otpremnica nije obavezan dokument. Postaje praktična kad se račun i fizička isporuka razdvoje u vremenu ili prostoru. Veleprodaja s kombijem koji vozi narudžbu na tri lokacije u istom danu. Web shop koji pakira pošiljku za kurira. Izvoz inozemnom kupcu koji robu preuzima sutra ujutro u skladištu. Trgovina koja kupcu šalje televizor na kućnu adresu uz već izdani račun. U svakoj situaciji otpremnica je papirnati dokaz tko je što preuzeo i kada.

Što se vodi na otpremnici

Otpremnica ima vlastitu oznaku, vezu s računom iz kojeg je nastala, partnera (s detaljima ) i poslovni prostor. Uz to ide i korisnik koji je dokument radio, datum i vrijeme nastanka, vrsta otpreme, jezik ispisa i tip dokumenta (originalni ili storno).

Stavke su lakše nego na računu. Naziv artikla i količina, bez cijena i poreza. Otpremnica ne služi za naplatu nego za potvrdu da je roba predana. Račun otvarate kad provjeravate financije, otpremnicu kad provjeravate što je fizički otišlo iz skladišta.

Zamislite kombi vozača koji u Splitu obilazi tri lokacije isporuke u istom danu. Na prvoj predaje pet kutija, na drugoj dvije, na trećoj jednu. Svaka stanica dobiva vlastiti potpis na svojoj otpremnici, a kad se vozač u podne vrati u skladište, voditelj dispečera ne mora rekonstruirati tko je što primio. Pogled u tri otpremnice odgovara na pitanje umjesto njega, bez šetnje između računa i ručno vođenih bilježnica.

Razlika prema firmama koje otpremnice ne koriste vidi se onog trenutka kad kupac sedam dana kasnije nazove i tvrdi da nije primio dvije kutije. Bez otpremnice ostaje vam usmena tvrdnja vozača i račun koji ne dokazuje fizičku predaju. S otpremnicom u ruci imate datum, poslovni prostor, stavke i tip dokumenta na jednom papiru. Razgovor s kupcem postaje konkretan, a ne načelan.

Lista otpremnica

Lista prikazuje dokumente za aktivnu poslovnu godinu, sa stupcima za datum, oznaku, partnera, poslovni prostor i korisnika. Trenutak kad to zatreba je kupac koji nazove i traži kopiju jučerašnje isporuke.

Pojedini timovi listu otvaraju iz vrlo različitih razloga. Knjigovodstvo na kraju mjeseca filtrira po partneru i mjesečnom rasponu datuma kako bi uskladilo otpremnice s računima u glavnoj knjizi. Voditelj prodaje češće traži filtar po korisniku, jer želi vidjeti koliko je isporuka pojedini referent obradio u određenom tjednu. Skladištar listu otvara po poslovnom prostoru i konkretnom danu, jer ga zanima sav promet izlazne robe iz njegovog skladišta.

Postoji i scenarij u kojem ista lista pomaže razriješiti nesporazum. Kupac tvrdi da je vozač jučer ispustio jednu palet u krivom skladištu, a vozač pamti drugačije. Kombinacijom partnera, datuma i poslovnog prostora u listi se za par sekundi pronalazi otpremnica koja je u tom trenutku zaista bila ispisana, što je puno brže od premetanja papirnatih kopija po fasciklu.

Pretraga i filteri

Pretraživanje radi po oznaci otpremnice, a uz to su dostupni filteri po datumu, poslovnom prostoru, korisniku, partneru i tipu otpremnice (originalna ili storno verzija). Knjigovođi je u praksi dovoljan partner i raspon datuma. Skladišnom radniku češće treba poslovni prostor i konkretan dan isporuke.

Što lista nije

Ne pokušava biti izvještaj o prometu. Iznose i naplatu tražite u računima, stanje robe u inventurama i artiklima. Otpremnica ostaje fokusirana na isporuku.

Otvaranje nove otpremnice

Nova otpremnica kreće od odabira računa. U odabiru se ne prikazuju svi računi, nego samo oni koji imaju stavke artikala. Račun za intervenciju, savjetovanje ili pretplatu nema robu koja fizički putuje, pa nema ni otpremnice.

Račun se bira kroz prozor “Odabir računa”. Tražiti ga možete po oznaci računa ili nazivu partnera. U tablici se vide oznaka, poslovni prostor, naplatni uređaj, partner, PDV, ukupan iznos, datum i informacija je li račun plaćen. Taj zadnji podatak zna spasiti vrijeme kad isti kupac u jednom danu ima više računa.

Tipičan primjer je web shop kurirska firma koja ujutro otvara dvadesetak računa istog kupca s istim datumom, jer je kupac napravio nekoliko paralelnih narudžbi za različite trgovine. Vidljivost iznosa i statusa naplate u prozoru za odabir omogućuje da se otpremnice rade redom kojim roba zaista odlazi van, a ne kako su računi slučajno bili otvarani u jutro.

Posebnu pažnju traži mješoviti tovar. Dio kombija vozi narudžbu za web shop kupca na kućnu adresu, a dio robe ide stalnom veleprodajnom kupcu na poslovnu adresu. Iako je riječ o istom vozaču i istoj turi, to su dva potpuno različita partnera, dva različita računa, dva različita jezika ispisa i u pravilu dvije odvojene otpremnice. Razdvajanje na ovoj razini sprječava da se kasnije pomiješaju potpisi i datumi.

Vrsta otpreme i jezik ispisa

Vrsta otpreme bira se iz dvije opcije: Osobno preuzimanje i Dostava. Kad odaberete račun, partner, poslovni prostor i stavke automatski se povlače. Jezik ispisa preuzima se s računa ako je već postavljen, a ako nije, odabire se ručno prije spremanja.

Vrsta otpreme se mijenja onog trenutka kad se u posljednjem koraku dogovor s kupcem promijeni. Kupac koji je u ponedjeljak najavio da dolazi po robu u srijedu može u utorak nazvati i zamoliti za dostavu, jer mu se planovi mijenjaju. U tom slučaju umjesto Osobno preuzimanje birate Dostava, ostalo ostaje isto, a otpremnica i dalje pokazuje istu robu i istog partnera. Ne morate raditi storno samo zato što se logistika promijenila.

Jezik ispisa mijenjate kad partner ima domaće sjedište, ali roba ide inozemnom predstavniku. Račun na hrvatskom iz domaće matice, otpremnica na engleskom radi vozača ili carine na drugoj strani granice. Račun ne propisuje jezik otpremnice, nju ručno prebacite prije spremanja.

Spremanjem dokumenta dobivate oznaku otpremnice i pripremljene stavke s računa. Bez ručnog prepisivanja. Provjerite da otpremnica prati pravu isporuku i ispis je spreman za vozača ili kupca.

Veza između računa i otpremnice

Veza s računom drži oba smjera. Iz računa otvarate pripadajuće otpremnice, iz otpremnice skačete natrag na račun.

Vrijednost te dvosmjerne veze pokazuje se u sitnicama. Kupac traži kopiju računa, a vi ste prvo našli otpremnicu, jedan klik i račun je pred vama. Knjigovođa pregledava račun i pita je li roba uopće otišla, otpremnica je odmah tu.

Veza pomaže i u graničnim situacijama. Što ako se vozač izgubi pa je otpremnica ispisana, a roba na kraju nije isporučena? Otpremnica ostaje povezana s računom, ali skladištar u napomeni može zatražiti od voditelja prodaje da poništi račun, čime otvara put za storno otpremnice. Bez te dvosmjerne veze takav slučaj se rješava telefonskim pozivima i ručnim ispravcima u Excelu.

Pregled otpremnice

Pregled otpremnice podijeljen je na dvije kartice: Općenito i Stavke.

Kartica Općenito okuplja sve identifikacijske podatke dokumenta: oznaku, vrstu otpreme, vezani račun, partnera, poslovni prostor, datum i vrijeme, korisnika i jezik ispisa. Ako je dokument storno ili ako za njega već postoji storno otpremnica, u pregledu se vidi i veza prema originalnoj ili storno verziji dokumenta.

U kartici Stavke nalazi se popis artikala s nazivom i količinom. To je dovoljno za brzu provjeru što je obuhvaćeno dokumentom, bez otvaranja računa i bez traženja po drugim modulima.

Zamislite scenarij u kojem kupac potpiše otpremnicu šest dana kasnije, jer je vozač u prvom prolazu ostavio robu u portirnici. Datum izrade otpremnice ostaje onaj iz dana kad je dokument nastao, a stvarni datum potpisa upisuje se mimo sustava na papirnati primjerak. Pregled otpremnice u tom slučaju ne mijenja podatke iz aplikacije, ali skladištar zna da uz dokument treba čuvati i sliku potpisanog primjerka, jer službeni dokaz o preuzimanju živi izvan ekrana.

Ispis i storno otpremnice

Iz pregleda je dostupan ispis otpremnice. Ispis koristi odabrani jezik dokumenta, što pomaže kod partnera kojima račun i prateći dokumenti trebaju na drugom jeziku.

Radnje su odvojene ikonama. Pisač pokreće ispis. Prekriženi pisač koristi se za storno otpremnice. Ako vam treba povratna logika robe, pogledajte i povratnice .

Kada je storno moguć

Storno je dostupan za originalne otpremnice u aktivnoj poslovnoj godini , ali samo ako je povezani račun prethodno storniran. Ako račun nije storniran, sustav ne dopušta storno otpremnice, jer bi dokumenti prestali pratiti isti poslovni događaj.

Kad su uvjeti zadovoljeni, storno je trostruka radnja u jednom potezu. Stvara se nova storno otpremnica, povezuje se s originalom, a stavke iz izvornika prelaze u negativnim količinama. Original se ne briše ni ne prepisuje. Storno je zaseban dokument povezan s originalom, pa kasnije ostaje jasno što je izdano i kako je poništeno.

Kada se otpremnice najviše koriste

Modul je svakodnevni alat za sve koji robu šalju izvan prodajnog mjesta. Veleprodaje s vlastitom dostavom, web shopovi koji pakiraju za kurira, trgovine koje šalju robu kupcu na kućnu adresu i skladišta koja izdaju robu po narudžbama. Kod njih račun pokriva financije, otpremnica fizičku stranu.

Manji servis, kafić ili obrt na licu mjesta otpremnicu neće otvarati svaki dan. Kupac uzme račun i robu istovremeno, drugi papir ne donosi vrijednost. Otpremnica je korisna onog trenutka kad se isporuka, skladište i naplata razdvoje.

Najveća praktična korist je u tome što se ne radi novi unos. Dokument se generira iz računa, ali ostaje dovoljno samostalan za vlastiti filter, ispis, storno i ulogu dokaza isporuke kad zatreba.

Posljednje ažurirano: 03.06.2026.