Otpremnice

Otpremnica je prateći dokument računa koji se predaje vozaču, kuriru ili kupcu pri preuzimanju robe. U Arges ERP-u nastaje iz računa, a nije zaseban tok unosa od nule, nego se generira na temelju već postojećeg računa s artiklima.

Otpremnice u praksi služe kao dokaznice o otpremi robe, bilo da je roba poslana kroz dostavu ili predana osobnim preuzimanjem. Nisu zakonom obavezni dokumenti, ali ih svakako preporučamo, jer se vrlo često pojavljuje potreba za dokazivanjem da je roba isporučena, primjerice kod postupaka prisilne naplate ili kad treba potvrditi datum i opseg isporuke.

Praktično, ne tipkate ponovno partnera, stavke ili poslovni prostor: sve to ide automatski iz izvornog računa. Vi samo birate vrstu otpreme i jezik na kojem će dokument biti ispisan.

Što se vodi na otpremnici

Svaka otpremnica u sustavu vodi osnovne podatke dokumenta:

• oznaku
• račun
• partnera
• poslovni prostor
• korisnika
• datum i vrijeme
• vrstu otpreme
• jezik ispisa
• tip otpremnice

Uz osnovne podatke vodi se i lista stavki. Na stavkama otpremnice sustav čuva:

• naziv artikla
• količinu

Otpremnica nije puka kopija računa, nego ima svoju oznaku, vlastitu povijest, vlastiti ispis (često na drugom jeziku nego račun) i posebne stavke koje točno odražavaju što izlazi sa skladišta.

Lista otpremnica

Popis otpremnica prikazuje dokumente unutar aktivne poslovne godine. U listi se vide:

• datum
• oznaka
• partner
• poslovni prostor
• korisnik

Pretraga u listi radi po oznaci otpremnice, a dodatni filteri omogućuju pregled po:

• datumu
• poslovnom prostoru
• korisniku
• partneru
• tipu otpremnice

Filteri se najčešće koriste kad knjigovođa traži dokumente partnera za određeni mjesec, ili kad voditelj poslovnice provjerava što je sve otpremljeno s njegove lokacije prošlog tjedna.

Otvaranje nove otpremnice

Kod izrade nove otpremnice korisnik bira:

• račun
• vrstu otpreme
• jezik ispisa

Račun se ne bira iz bilo kojeg popisa; nudi se samo onaj koji ima stavke artikala. Otpremnica ima smisla samo za fizičku robu koja izlazi sa skladišta, ne za usluge ili druge bezstavkovne dokumente.

Račun se bira kroz modalni prozor “Odabir računa”. Unutar tog prozora možete pretraživati prema oznaci računa ili nazivu partnera, a popis računa prikazuje se tablično s nizom korisnih kolona:

• oznaka
• poslovni prostor
• naplatni uređaj
• partner
• PDV iznos
• ukupan iznos
• datum
• plaćeno (indikator)

Tako se odmah vidi je li račun naplaćen, koliko nosi PDV-a, na kojem je naplatnom uređaju izdan i kojem partneru pripada, što olakšava odabir kad za istog kupca postoji više računa.

Vrsta otpreme bira se iz padajućeg izbornika s dvije opcije: Osobno preuzimanje (kupac dolazi po robu) i Dostava (roba odlazi vozilom ili kuriom). Te dvije vrijednosti pokrivaju većinu praktičnih scenarija u trgovini.

Kad se odabere račun:

• partner se povlači s računa
• poslovni prostor se povlači s računa
• stavke se povlače s računa
• jezik se po potrebi preuzima s računa ako je na njemu već postavljen

Nakon spremanja sustav otpremnici dodjeljuje vlastitu oznaku i stvara pripadajuće stavke prema stavkama računa.

Veza između računa i otpremnice

Otpremnica je u modulu čvrsto vezana uz račun iz kojeg nastaje. Veza je dvosmjerna: iz računa vidite njegove otpremnice, a iz otpremnice klikom otvarate izvorni račun.

Praktične posljedice: ne duplicirate sadržaj kad mijenjate jedno (kupac promijenio adresu, pa mijenjate na partneru, ne na svakoj otpremnici), i možete brzo skočiti s jednog dokumenta na drugi tijekom rada.

Pregled otpremnice

Pregled otpremnice podijeljen je na dvije kartice:

• Općenito
• Stavke

U kartici Općenito vide se:

• oznaka
• vrsta otpreme
• račun
• partner
• poslovni prostor
• datum i vrijeme
• korisnik
• jezik ispisa

Ako je dokument storno ili ako za njega već postoji storno otpremnica, u pregledu se vidi i veza prema originalnoj ili storno verziji dokumenta.

U kartici Stavke nalazi se popis artikala s nazivom i količinom. Vidite što je otpremnicom obuhvaćeno bez vraćanja na izvorni račun, što je korisno kad vas vozač zove iz dostavnog vozila i pita što sve nosi.

Ispis i storno otpremnice

Iz pregleda otpremnice dostupan je i ispis dokumenta. Ispis koristi odabrani jezik dokumenta, pa se otpremnica ne vodi samo kao interni zapis, nego kao dokument koji se može otvoriti i izvan samog sučelja.

U pregledu su dostupne i konkretne ikone za radnje: ikona pisača pokreće ispis otpremnice, a ikona prekriženog pisača koristi se za storno otpremnice. Time su obje akcije vizualno odvojene i lako uočljive.

Za originalne otpremnice u aktivnoj poslovnoj godini dostupan je i storno, ali pod jasnim uvjetom: povezani račun mora biti prethodno storniran. Ako račun nije storniran, sustav ne dopušta storno otpremnice.

Kad su uvjeti zadovoljeni, sustav:

• kreira zasebnu storno otpremnicu
• povezuje originalnu i storno otpremnicu
• na storno dokument prenosi stavke iz izvornog dokumenta s negativnim količinama

Storno se ne radi prepisivanjem ili brisanjem originalnog dokumenta. Kreira se zaseban dokument koji nosi vezu prema originalu, čime se zadržava cijela povijest. Knjigovodstveno je čisto, a u svim izvještajima se vidi i original i njegov storno.

Ključne značajke modula Otpremnice

Ako sažmemo cijeli modul u nekoliko bullet točaka, otpremnice u Argesu donose:

• unos, uređivanje i pregled otpremnica unutar sustava
• evidenciju isporuke robe kao zaseban dokumentacijski sloj uz račun
• povezivanje s izdanim računima (dvosmjerna veza, zajedničke stavke)
• filtriranje i pretraživanje otpremnica prema raznim kriterijima (datum, poslovni prostor, korisnik, partner, tip)
• ispis na više jezika i kontrolirani storno tijek

Kome ovo posebno treba

Trgovinama koje šalju robu kuriom ili vlastitim vozilima, veleprodajama s redovitim dostavama, e-commerce trgovinama gdje se otpremnica predaje uz paket. Bilo koji business gdje se račun (papir za knjigovodstvo) razlikuje od fizičkog dokumenta uz robu.

Tvrtkama koje rade isključivo gotovinski na licu mjesta (kafić, manji servis), modul je tehnički prisutan, ali ga rijetko otvaraju, jer kupac uzme račun i robu istovremeno, a otpremnica ne dodaje vrijednost. Modul oživi tek kad se isporuka i račun događaju u različitim trenucima.

Sve u svemu, modul Otpremnice omogućava pouzdanu evidenciju isporuke robe, poboljšava preglednost dokumentacije i jača administrativnu kontrolu unutar poslovanja, a istodobno ostavlja dovoljno fleksibilnosti za rad s različitim vrstama otpreme i jezicima ispisa.