Adresar? Da, ali u ERP-u puno više od toga. Jednom spremljenog partnera koristite na ponudama , računima , opomenama , ponavljajućim računima i drugim dokumentima, ovisno o paketu i uključenim modulima.
Zato čuvajte zapis urednim. Postavite OIB , adresu, jezik ispisa, komercijalista i uvjete plaćanja jednom na partneru pa ih ne morate ručno prepisivati na svaki dokument. Manje tipkanja. Manja šansa da se na računu pojavi stara adresa ili pogrešan kontakt.
Partner može biti kupac, dobavljač ili širi poslovni subjekt s kojim vodite dokumentaciju. Istu listu koristite za brzo izdavanje računa, provjeru dugovanja, pregled ranijih dokumenata i primjenu posebnih rabata .
Što vodite na partneru
Polja se grupiraju u četiri smjera: identifikacijska, kontaktna, financijska i administrativna. Ne moraju sva biti popunjena.
Identifikacijski dio drži naziv partnera, tip partnera i (gdje je primjenjivo) tip kupca. Slijede adresne stavke: država, županija, grad, ulica i kućni broj te poštanski broj i naziv pošte. Kontakt se svodi na telefon i email.
Porezni identifikator ovisi o tipu partnera: za domaće je OIB, za EU partnere PDVID. Administrativni dio pokriva komercijalista zaduženog za partnera, jezik na kojem se partneru ispisuju dokumenti i internu napomenu.
Financijski uvjeti idu zasebno: dozvola za prodaju s odgodom, dozvola za prodaju bez roka plaćanja, odgoda plaćanja u danima i maksimalna vrijednost robe s odgodom (uz pripadajuću valutu).
Što doslovno popunjavate ovisi o tome kako poslujete. Mala uslužna firma će obično završiti s osnovnim podacima, OIB-om i emailom. Veleprodaja koja stvarno radi s ugovorenim rokovima ne može mimo komercijalista, odgode i posebnih uvjeta prodaje.
Pregled partnera u listi
Popis nije zamišljen kao puka arhiva, nego kao radna tablica koju otvarate svakodnevno. Pretraga čita podatke koje doista imate pri ruci u trenutku: naziv partnera, OIB ili PDVID, email i broj telefona.
Kod većih popisa pomažu filteri po tipu partnera, komercijalistu te oznake za samo domaće ili samo inozemne partnere.
Sustav razlikuje četiri tipa partnera : domaću pravnu osobu (tip 5), inozemnu pravnu osobu (tip 6), domaću fizičku osobu (tip 7) i inozemnu fizičku osobu (tip 8). Kod EU pravnih osoba dodatno se vidi pripadnost VIES bazi . Ta podjela nije kozmetička, jer kod EU B2B poslovanja ima izravne porezne posljedice. Zato je dobro da se režim partnera vidi već u osnovnom zapisu.
U praksi to znači brzo izdvajanje domaćih kupaca, partnera određenog komercijalista ili inozemnih partnera koje treba provjeriti prije izdavanja dokumenta.
Pregled pojedinog partnera
Pregled je razlomljen na kartice. Osnovni podaci ne miješaju se s dokumentima, rabatima i drugim povezanim zapisima.
Kartica Općenito drži tip partnera, tip kupca, adresu, kontakt, OIB ili PDVID, pravila prodaje, komercijalista, jezik ispisa i internu napomenu.
Povezane kartice ovise o paketu i uključenim modulima. Tu su otpremnice, opomene, ponude i računi, zatim četiri razine rabata (po artiklu, po grupi artikala, po usluzi i po grupi usluga) te ponavljajući računi.
Takav pregled koristi kad ne tražite samo adresu, nego kontekst odnosa. Iz partnera dolazite do njegovih računa, provjeravate postoje li opomene ili gledate posebne rabate koji vrijede samo za njega.
Uvjeti poslovanja
Pojedini partneri imaju vlastita pravila prodaje koja se vežu izravno na njihov zapis. Najčešće se vode dozvola za prodaju s odgodom, dozvola za prodaju bez roka plaćanja, broj dana odgode i gornja granica vrijednosti robe s odgodom.
Ta polja “ožive” tek kad partner uđe u stvarni prodajni tok. Ako ste kupcu odobrili odgodu od 30 dana, taj podatak ide na partnera, a ne u nečiju bilješku sa strane. Slično vrijedi za gornju granicu robe s odgodom; sustav je kasnije primjenjuje na ponudama, računima i pri naplati, bez potrebe da se netko podsjeća.
Tip partnera i tip kupca
Tip partnera klasificira osnovnu vrstu zapisa. Kombinacije su četiri: domaća pravna osoba (oznaka 5), inozemna pravna osoba (6), domaća fizička osoba (7) i inozemna fizička osoba (8). Kod EU pravnih osoba dodatno se prati pripadnost VIES bazi.
Tip kupca opisuje sam poslovni odnos. Vrijednosti su B2C , B2B, B2G i inozemni B2B. Tako sustav već iz zapisa vidi radi li se o krajnjem potrošaču, poslovnom kupcu, javnom tijelu ili inozemnom B2B partneru, pa se na dokumentima ne treba ručno objašnjavati o čemu se radi.
OIB pokriva domaće partnere, dok PDVID pokriva EU partnere kao porezni identifikacijski broj. Tako isti katalog hvata i lokalno i prekogranično poslovanje, bez razdvajanja u više popisa.
Rabati po partneru
Posebni rabati zapisuju se izravno na partnera, umjesto kao opće pravilo za cijeli katalog. Rade na četiri razine: na pojedini artikl, na grupu artikala, na pojedinu uslugu ili na grupu usluga.
Razlog je jednostavan: kupac s posebno dogovorenim uvjetima ne mora pamtiti niti vi (ni vaši djelatnici) tko što dobiva. Sustav primijeni rabat automatski čim se partner pojavi na dokumentu.
Ponavljajući računi
I ponavljajuće račune držite na partneru. Riječ je o automatiziranim fakturama u zadanim intervalima, tipično za mjesečno održavanje, najam, pretplatu ili godišnje usluge.
Pravilo postavite jednom; redoviti račun se kasnije slaga sam, bez da netko svaki put kreira dokument iz početka. S iste forme partnera vidite kome se račun izdaje i pod kojim uvjetima.
Unos i uređivanje partnera
Forma za novog partnera ide redoslijedom koji odgovara stvarnom unosu s papirnog dokumenta. Prvo tip partnera, pa naziv, pa adresa (država, grad, poštanski broj, ulica i kućni broj). Slijede telefon, email i porezni identifikator (OIB ili PDVID, ovisno o tipu). Tek nakon toga dolaze dopunska polja: naziv pošte, županija, komercijalist, jezik ispisa, napomena.
Partnera kasnije možete uređivati. Važno je, jer se poslovni odnos mijenja. Kupac promijeni adresu, dobije novi kontakt, preuzme ga drugi komercijalist ili mu se promijene uvjeti plaćanja. Promjenu napravite na jednom mjestu, ne tek kad se pojavi pogreška na dokumentu.
Zašto modul radi razliku u svakodnevnom radu
Modul Partneri povezuje adresar i dokumente. Uredan zapis ubrzava izdavanje računa i ponuda, olakšava pregled ranije komunikacije kroz dokumente i smanjuje sitne administrativne pogreške.
Partner u Arges ERP-u nije samo ime na koje izdajete račun. Zapis nosi podatke, pravila i povijest odnosa, pa se dobar unos ovdje osjeti u ostatku sustava.