Grupe artikala kategoriziraju vaš katalog u logičke skupine. Umjesto da podešavate akciju na 80 vina pojedinačno, vežete je na cijelu grupu “Vino” jednim potezom. Posao koji je inače trajao pola popodneva sada se završi za minutu.
Zamislite trgovinu s 500 artikala . Bez grupa, sezonska akcija “-15% na vino preko ljeta” znači 80 ručnih unosa. S grupama? Jedan unos na razini cijele kategorije pokriva sve. Iste te grupe izvlačite kroz Arges ERP API u svoj web shop, mobilnu aplikaciju ili neki vanjski alat, pa jedna struktura služi i internom katalogu i navigaciji vaše prodajne stranice.
Što modul donosi u praksi
Bez grupa, kad u trgovini s 500 artikala želite spustiti cijenu vinima za ljeto, sjedite pred popisom od 80 vinskih artikala. Mijenjate jednog po jednog. Pola sata kasnije ne znate jeste li preskočili dva ili tri. S grupom Vino, isti posao se zatvori u par sekundi.
Drugi problem se zove orijentacija. Bez kategorija novi zaposlenik prvog dana traži lupom kroz dugu listu. Podjela na Pića, Hranu, Slatkiše i Sezonsko mu daje sliku gdje tražiti.
Pregled i uređivanje grupa rade s istog ekrana. Akcije i rabati vežu se na cijelu grupu, ne na pojedini artikl. Šifre i nazivi grupa otvaraju se i prema vani kroz Arges ERP API , prema web shopu, mobilnoj aplikaciji ili vanjskoj integraciji.
Tri podatka, ništa više
Grupa nosi naziv, šifru i status aktivnosti. Bez datuma valjanosti, opisa ili slike. Razlog je jednostavan, grupa nije proizvod nego okvir za prodajna pravila.
Datum valjanosti se ne vodi na razini grupe jer grupa kao logička kategorija ne istječe. Vino je vino i u srpnju i u prosincu, a sezonski karakter se rješava drukčije, kroz status aktivnosti ili kroz akcije s vremenskim okvirom. Opis i slika također ostaju izvan modela jer bi se duplicirali s podacima koje vodite za sam artikal ili za web shop, gdje kategorija ima vlastitu vizualnu prezentaciju u sklopu CMS-a, ne ERP-a.
Minimalan zapis znači brži unos i manje pogreški. Trebate li opis kategorije za web shop, taj se podatak vodi negdje drugdje, ne ovdje. Praktično, to znači da otvaranje nove grupe traje dvadesetak sekundi. Upišete naziv, dodijelite šifru, potvrdite aktivnost i nastavljate dalje, bez popunjavanja deset polja koja vam u svakodnevnom radu ne trebaju.
Lista grupa: pretraga i filtriranje
Tipična trgovina ima desetak do dvadesetak grupa, lista je odmah pregledna na ekranu. Manji ugostiteljski objekt sjedne na pet do sedam, dok veleprodaja sa širokim asortimanom prijeđe i trideset. Tu pretraga i filtri ulaze kao glavni alat.
Stupci tablice su šifra, naziv i status (zelena oznaka znači aktivno). Tražilica preko naziva odmah izdvoji grupu, a filtri suze prikaz na samo aktivne ili samo neaktivne.
Filter neaktivnih grupa pomaže kod godišnjeg čišćenja kataloga. Idete kroz neaktivne, vidite što se više ne prodaje i odlučujete što treba ostati zbog povijesnih dokumenata, a što ide van.
Pregled artikala iz odabrane grupe
Zove vas dobavljač i pita koliko vrsta piva trenutno držite na cjeniku. Umjesto da skrolate kroz cijelu listu artikala, otvorite grupu Pivo i odgovor je tu. Isto vrijedi za restoran koji u sezoni terase provjerava sve bezalkoholne napitke ili za sezonsku trgovinu koja gleda što sjedi pod grupom Božićni asortiman prije popusta na zalihu.
Iz liste grupa otvarate i pregled artikala koji pripadaju odabranoj grupi. To je brža alternativa filtriranju kroz cijeli modul Artikli , pogotovo kad ne znate u koju je grupu neki proizvod razvrstan.
Inventura ? Idete grupa po grupa i svaku posebno provjeravate. Puno bolje nego buljiti u jednu beskonačnu listu od 500 stavki.
Detaljan pregled pojedine grupe
Pregled grupe je centralna točka odakle se ne vidi samo kako je grupa definirana nego i koja prodajna pravila trenutno trče preko nje. To je razlika u odnosu na pristup bez grupa, gdje biste isti uvid morali sklapati ručno, prolazeći artikl po artikl i provjeravajući koja pravila imaju vezu uz svakog od njih.
Recimo da planirate akciju “minus 15 posto na sve vino preko ljeta”. Otvorite grupu Vino, pogledate karticu Akcije i vidite li već postoji aktivna kampanja koja bi se preklopila s vašom novom. Bez tog presjeka lako se postave dvije akcije koje zajedno daju nižu cijenu nego što ste namjeravali.
Pregled jedne grupe ima četiri kartice. Općenito drži osnovne podatke (naziv, šifra, status aktivnosti). Akcije prikazuju aktivne kampanje na svim artiklima iz grupe. Rabati nose generalne popuste vezane uz grupu. Rabati po partneru pokazuju posebne uvjete koje dajete pojedinim partnerima .
Dok kartica Općenito drži samo osnovne podatke, druge tri rade težak posao. Tu vidite koje akcije trenutno trče na svim artiklima iz te grupe, koji generalni rabati vrijede, i kojim partnerima dajete posebne uvjete. Tu je i prava vrijednost modula. Grupa nije samo oznaka u katalogu nego nositelj prodajnih pravila za desetke ili stotine artikala odjednom. Sezonske kampanje, promo akcije za partnere, godišnji rabati. Sve to postavljate na jednom mjestu umjesto da klikate kroz svaki artikl posebno.
Kako otvoriti novu grupu
Većina grupa nastaje odmah na početku, dok vlasnik prvi put uvodi Arges. Pola sata, petnaestak kategorija. Nakon toga se nove grupe otvaraju rijetko, najčešće tek kad u ponudu uđe potpuno nova kategorija proizvoda.
Sama forma za otvaranje nove grupe ima tri polja: šifru, naziv i status. Ništa drugo.
Naziv mora biti jedinstven. Sustav pri spremanju gleda postoji li već grupa istog imena. Tako sprječava da vam katalog završi s “Vino”, “Vina” i “vino”, tri zapisa koja praktički označavaju isto, samo što su artikli razbacani po njima i pregled puca.
Jedan artikl, jedna grupa
Edge case na kojem se korisnici znaju zaustaviti je artikl koji po smislu pristaje u dvije grupe. Klasičan primjer: božićni paket vina koji bi sjeo i pod Vino i pod Sezonsko. Pravilo “jedna grupa po artiklu” traži da donesete odluku, ali ne ostavlja vas bez alternative. Ako želite da paket prati sezonske akcije, neka ide u Sezonsko. Ako vam više znači standardni rabat na vina, neka ostane u Vinu. U oba slučaja kasnije možete dodati i specifične akcije, samo nositelj kategorije ostaje jedan.
Svaki artikl vezuje se uz točno jednu grupu. Jednoznačna veza, ne tag sustav s više oznaka. Model je namjerno jednostavan, ali to znači da pri unosu donosite jednu odluku koja kasnije utječe na to kako se artikl ponaša u prodajnim pravilima.
Imate flašu likera koja bi mogla pasti i pod “Žestoka pića” i pod “Pokloni”? Razmislite gdje je smjestiti prema tome gdje češće pokrećete akcije. Ako vam većina sezonskih popusta ide na žestoka pića, tamo joj je mjesto.
Konkretni primjeri grupa
Najčešće pitanje kod uvođenja: “kako podijeliti katalog?”. Univerzalno točan odgovor ne postoji, ali se obrasci ponavljaju ovisno o tipu posla. Mješovita roba ide širokim kategorijama. Restoran ide u potkategorije po jelovniku. Butik ili specijalizirana trgovina otvara grupe usko prilagođene asortimanu.
Standardna podjela pića: Vino, Pivo, Žestoka pića, Bezalkoholna, Voda. Hrana se obično razlaže na Kruh i pekarske proizvode, Mliječne proizvode, Mesne proizvode te Voće i povrće. Slatkiši često idu na Čokolade, Bombone, Kekse i Sladoled. Sezonski asortiman pokriva tri klasične grupe: Božićni, Uskršnji i Ljetnu terasu.
Ugostiteljski objekt obično krene od Pića i Hrane, s podgrupama po vlastitom tipu jelovnika. Maloprodaja bombonjera radi finiju podjelu unutar Slatkiša. Sezonska trgovina otvori grupu samo za svoje aktivno razdoblje, pa je deaktivira na kraju, što artikle iz nje skloni iz redovne ponude bez brisanja zapisa.
Kraj sezone ne traži brisanje grupe. Status se prebaci iz aktivnog u neaktivni i kategorija nestaje iz svakodnevnog prikaza. Artikli ostaju u sustavu, povijest prodaje za buduće analize također. Sljedeće sezone status se vrati na aktivno i Božićni asortiman je opet u ponudi bez ponovnog otvaranja zapisa.
Grupe izvan ERP-a, kroz Arges API
Otvaranje strukture grupa prema vanjskim sustavima zatvara jedan od učestalih problema malih trgovaca: dvije paralelne kategorizacije (jedna u kasi, druga u web dućanu) koje se vremenom razilaze.
Grupe nisu zaključane u Arges-u. Kroz Arges ERP API njihove šifre i nazive povlačite u svoj web shop, mobilnu aplikaciju ili vanjski alat za automatizaciju.
Konkretan slučaj: u Arges-u imate grupe Vino, Pivo, Žestoka pića. API poziv te iste kategorije postavlja u glavni izbornik online dućana. Kupac klikne “Vino” na shopu i odmah dobije sve artikle iz te grupe. Sinkronizacija ne ide ručno, vi održavate jednu strukturu u Arges-u, ostalo je posljedica.
Vrijednost je u tome što jedan zapis služi i internom katalogu i navigaciji web trgovine. Nema dvostrukih unosa, nema neslaganja između onog što vi vidite u ERP-u i onog što kupac vidi online. Nova grupa u Arges-u stiže na shop pri sljedećem povlačenju strukture, bez dodatne intervencije.
Kome se isplati uvesti grupe
Pekara s petnaest artikala može i bez grupa, jer cijeli asortiman stane na jedan ekran. Čim se planira širenje ponude ili otvaranje druge poslovnice, struktura grupa pomaže da rast ne završi u kaosu.
Pravilo palca: granica gdje grupe počnu vraćati uloženo vrijeme leži negdje između 50 i 100 artikala. Ispod te brojke katalog se još da držati u glavi i grupiranje vam ne donosi mnogo. Iznad nje sve počne pucati: traženje artikla traje dulje, akcije se postavljaju jedna po jedna, a katalog se pretvori u haos.
Najveću dobit od grupa imaju ugostiteljski objekti i sezonske trgovine, jer cijene mijenjaju u valovima. Jedan klik podigne ili spusti cijenu cijeloj kategoriji. Slično je i s veleprodajama koje rade s različitim cjenicima po partnerima . Ako vodite i online dućan, grupa kroz Arges ERP API postaje i web kategorija, pa nema potrebe da održavate dvije strukture.
Ukratko, čim katalog naraste preko nekoliko desetaka stavki, grupe prestaju biti luksuz. Postaju nužnost ako želite imati pregled nad kataloškim cjenikom.