U modulu Ponude pripremate prodajne ponude prije nego iz njih nastane račun ili povezani dokument. Drugi naziv: predračun. Na istoj ponudi sjedi:
- partner
- stavke
- trajanje u danima
- način plaćanja
- jezik ispisa
- napomena
Iz iste osnove kasnije nastavljate prema računu ili ponavljajućem računu .
Ponuda nije prijelazni papir. Dobiva vlastiti pregled, vlastite stavke, status zaključavanja, evidenciju slanja na email i vezu prema kasnijim dokumentima.
Fiskalizacija ponuda - što kaže novi Zakon
Prema novom Zakonu o fiskalizaciji u prometu gotovinom (na snazi od 1.1.2026.), ponude spadaju u prateće dokumente. Fiskalizirate ih onda kad je dogovoren način plaćanja koji to zahtijeva i kad je već izvjesno da će prodaja ili usluga biti realizirana - tipično kad ste već započeli s pružanjem usluge ili isporukom.
Na ispisu obavezno stoji napomena “OVO NIJE FISKALIZIRAN RAČUN” kako bi kupac jasno znao da nije primio račun. Tu napomenu sustav dodaje sam, bez vašeg uplitanja.
Status fiskalizacije vidite odmah u pregledu:
- “da”
- “ne”
- “Ne treba”
Tako jednim pogledom razlikujete ponudu koja čeka fiskalizaciju, onu koja je uredno fiskalizirana i onu kod koje fiskalizacija nije ni potrebna. Više detalja u modulu Fiskalizacija .
Polja koja se vode na ponudi
Na ponudi vidite:
- oznaku
- partnera
- poslovni prostor i naplatni uređaj
- način plaćanja
- model i poziv na broj (ako su potrebni)
- napomenu i ukupni popust
- trajanje u danima
- datum i vrijeme izrade
- datum zaključavanja
- korisnika koji je radio dokument
- jezik ispisa
- PPO oznaku gdje se primjenjuje
- povezane stavke
Kad je partner fizička osoba, na ponudu dodajete naziv, adresu, email i OIB izravno na dokumentu - bez ulaska u modul Partneri .
Popis i pretraga
Popis ponuda koristite svaki dan, najčešće za pronalaženje dokumenta. Tražite po oznaci ponude ili po nazivu partnera. Kad popis naraste, koristite filtere:
- partner
- korisnik
- poslovni prostor
- naplatni uređaj
- način plaćanja
- datum zaključavanja
Tipično pitanje: “Koje sam zaključane ponude poslao Mariji Horvat prošli tjedan?”. Kombinacija filtera Partner + Datum zaključavanja daje odgovor u par sekundi.
Filter Način plaćanja nudi tri scenarija:
- transakcijski račun
- gotovina
- kartično
Popis brzo svodite na ono što vas trenutno zanima.
Tijek izrade ponude
Prvo unosite osnovne podatke dokumenta. Stavke dodajete u sljedećem koraku. Ponudu ne zaključavate odmah pri otvaranju. Dok je otvorena, slobodno je uređujete ili brišete. Stavke još slažete, uvjeti se još mijenjaju.
Tek kod zaključavanja sustav provjerava dvije stvari:
- ima li ponuda barem jednu stavku
- nalazite li se unutar radnog vremena poslovnog prostora
Kad oba uvjeta sjednu, ponuda prelazi u zaključano stanje. Spremna je za ispis ili slanje.
Stavke - srce ponude
Robu i usluge ne opisujete u slobodnom tekstu. Svaka stavka nosi:
- količinu
- cijenu
- popust
- porezni razred
- povezane podatke
Iz njih se računa ukupni iznos.
Zato je modul Ponude usko vezan uz katalog artikala i usluga . Uredan katalog znači bržu izradu ponuda. Pretraživanje ide po nazivu ili po šifri, pa stavku nalazite čak i kad imate samo kataloški broj iz partnerove dokumentacije.
Četiri kartice u pregledu
Pregled je razdijeljen na četiri kartice:
- Općenito
- Stavke
- Slanja na email
- Ponavljajući računi
Na Općenito stoji ključno:
- oznaka i tvrtka
- poslovni prostor i naplatni uređaj
- partner
- ukupni iznos
- način plaćanja
- korisnik
- datumi izrade i zaključavanja
- jezik ispisa
- napomena
Ako je ponuda stornirana, u pregledu zadržavate vezu između originalne i storno ponude.
Stavke prikazuju sadržaj ponude.
Slanja na email vodi evidenciju slanja i omogućuje ponovno slanje.
Ponavljajući računi pokazuje koje automatske račune ova ponuda generira kao predložak.
Slanje, ispis, fiskalizacija
Ponudu šaljete na email, a sustav arhivira to slanje. Zaključanu ponudu ispisujete, i u pregledu ostaje fiskalizacijski zapis (kad je fiskalizacija provedena).
Sve na jednom mjestu:
- priprema dokumenta
- slanje partneru
- pregled ispisa i fiskalizacijskih podataka
Mnogo preglednije nego voditi ponudu izvan sustava pa naknadno prepisivati što je poslano i kada.
Iz ponude u račun jednim klikom
Iz postojeće ponude dobivate račun jednim klikom. Sustav preuzima osnovne podatke i stavke ponude. Račun ne nastaje iz praznog obrasca.
Status ponude prati se automatski. Konverzija u račun štedi vrijeme i uklanja greške koje se inače javljaju pri ručnom prepisivanju brojki između dva dokumenta.
Praktičan tok: partner prvo dobije ponudu, potvrdi je, a potom slijedi račun. Ponuda ostaje početna osnova, račun prirodan nastavak istog dokumentnog lanca.
Ponuda kao predložak za ponavljajući račun
Ponuda može biti osnova za ponavljajući račun. Ne koristi se samo za jednokratni prodajni proces, nego i kao predložak za automatiziranu izradu računa u pravilnim intervalima (mjesečno, kvartalno, godišnje - ovisno o ugovoru).
Modul Ponude time dobiva drugu ulogu. Ne služi samo pripremi prodaje. Postaje polazna točka za dokumente koji idu kroz duže razdoblje, primjerice ugovor na 12 mjeseci za održavanje sustava.
Brisanje i storno
Ponudu prije zaključavanja brišete bez tragova. Nakon zaključavanja, brisanje više nije predviđeno - eventualnu korekciju rješavate kroz storno dokument.
Zašto tako? Čuva se preglednost toka. Zaključana ponuda ne nestaje iz sustava. Vidljivo ostaje što je izvorno izdano i što je kasnije stornirano - korisno za reviziju i komunikaciju s partnerom.
Granica gdje pregled propada
Ponude povezuju pripremu prodaje s kasnijim radom u sustavu. Kad su partner, stavke i uvjeti uredno složeni već na ponudi, prijelaz na račun ili ponavljajući račun ide brže i s manje ručnog rada.
Dobar modul ponuda nije samo “predračun”. To je uredan početak toka dokumenta koji se nastavlja kroz račun, email slanje, ispis i storno.