Modul Artikli koristite za unos, uređivanje i pregled liste artikala, kao i pojedinačnih zapisa. Bez postojećeg artikla u sustavu nema Primke / Kalkulacije , nema stavke na računu niti na ponudi . Sve drugo vuče svoje podatke iz ovog modula. Po tome je on polazište robnog toka.
Ovdje se ne unosi samo naziv proizvoda. Pohranjuju se i podaci koji kasnije ulaze u cijeli tok: cijene, porezni razred, KPD, proizvođač, EAN oznake, zalihe, deklaracije i pravila prodaje.
Artikl je zato puno više od stavke na računu. To je zapis na koji se kasnije lijepe primke , inventure , međuskladišnice , povratnice , nivelacije cijene i ostala pravila rada. Kad katalog stoji uredno, dokumenti se slažu brže i s puno manje ručnog prepisivanja. Po potrebi artikl možete pridružiti i Grupi artikala preko modula Grupe artikala , pa praćenje i izvještavanje po kategorijama postaje preglednije.
Otvaranje novog artikla
Do novog artikla dolazite na dva načina. U modulu Artikli sjednete i složite cijeli katalog za ono što prodajete. Drugi put ide kroz primku, čim dobavljač isporuči nešto što još nemate u sustavu, artikl otvarate u istom koraku zaprimanja i ne prekidate rad.
Čim kliknete “Novi artikl”, iskoči dijalog “Odabir vrste artikla” s dvije opcije. Prva, Artikl iz nabave , odnosi se na klasični artikl koji kupujete od dobavljača radi daljnje prodaje, bez sastavnica i bez proizvodnog procesa. Druga, Artikl iz proizvodnje , pokriva složeni artikl koji nastaje od više artikala ili usluga, kad sami sklapate ili proizvodite proizvod. Ova razlika nije kozmetička. Artikl iz proizvodnje vodi normativ i sastavnice, dok artikl iz nabave ide kroz klasični tok primke s nabavnom cijenom i kalkulacijom.
U praksi: upišete naziv, šifru, jedinicu mjere i porezni razred , dodate cijene i proizvođača. KPD , EAN i povratnu naknadu mirno preskočite za sad. Vratit ćete se u zapis kasnije, artikl se dorađuje bilo kada.
Polja koja stoje na zapisu artikla
Količina podataka koje vodite na artiklu ovisi o tome koliko detaljan katalog želite. Možete ostati na minimumu ili nadograđivati sve do kalo mase i postavke negativnog stanja po artiklu.
Osnovni set čine naziv, šifra artikla, jedinica mjere, porezni razred, veleprodajna i maloprodajna cijena te grupa artikala. To je ono bez čega katalog ne radi.
Dodatni podaci uključuju:
- proizvođača
- zemlju porijekla
- jamstvo
- KPD šifru
- broj artikala u pakiranju
- normativ količine
- povratnu naknadu i njezin iznos
- najveći dopušteni rabat i dopuštenje prodaje iznad tog praga
- minimalnu i maksimalnu količinu na skladištu
- datum zadnjeg ulaza
- bruto i neto težinu
- kalo masu i kalo volumen
- postavku dopuštanja negativnog stanja (po artiklu)
Pojedini artikli traže i dodatni kontekst. Negdje upišete oslobođenje po članku 39., negdje stoje sastavnice kod normativnih artikala.
Lista artikala u katalogu
Lista nije svedena na samo naziv i cijenu. Na njoj se odmah vide oni podaci s kojima zaposlenik najčešće radi tijekom dana, a to su šifra, naziv, KPD šifra , porezni razred, cijena i stanje. Drugim riječima, ekran otvorite jednom i sve što vam treba za brz pregled imate u jednoj tablici.
Pretragu možete voditi po nazivu, po šifri, po zemlji porijekla i po EAN oznaci, pa nije problem ako se proizvoda sjećate samo po starom barkodu sa stare ambalaže. Sortiranje pokriva standardne kriterije: naziv, šifra, cijena, datum zadnjeg ulaza, uzlazno ili silazno. Katalog onda posložite onako kako vam u tom trenutku najbolje odgovara, primjerice ako računovođa traži novije ulaze ili poslovođa kontrolira artikle iste zemlje porijekla.
Sve to dođe na svoje kad u sustavu imate veliki katalog i pamtite proizvod po nečemu što nije naziv. Možda po dobavljaču, možda po starom barkodu koji vam je ostao na polici iz prošle isporuke.
Pregled pojedinačnog artikla
Kad otvorite artikl, ne gledate samo jedan ekran s osnovnim podacima. Pregled je razložen u nekoliko cjelina koje pokrivaju različite uloge u tvrtki, pa na jednom mjestu vidite i sam artikl i sve što se na njega naslanja:
- Općenito okuplja osnovne podatke. Tu su naziv, jedinica mjere, porezni razred, prodajna cijena, MPC i VPC, povratna naknada, normativ količine, zemlja porijekla, datum zadnjeg ulaza, proizvođač, jamstvo, najveći dopušteni rabat te minimalna i maksimalna količina na skladištu.
- Deklaracije sadrže popis povezanih deklaracija i opciju njihovog ispisa.
- Inventure otvaraju pregled inventurnih stavki s količinama, starim količinama i razlikama u zalihama, uz sortiranje po artiklima.
- Međuskladišnice prate premještaje robe između skladišta. Vidite naziv artikla, količinu, staro i novo stanje zaliha i u kojim je skladištima taj artikl bio.
- Povratnice daju popis povrata s razlozima i količinom vraćene robe.
- Primke evidentiraju ulaz robe i povezane dokumente.
- Crtični kodovi (EAN) služe za popis i uređivanje EAN oznaka.
- Nivelacije cijene pokazuju kako se cijena mijenjala kroz vrijeme, sa starom i novom cijenom te mogućnošću unosa više artikala odjednom.
- Stanja prikazuju količine po poslovnim prostorima.
Standardni dio pregleda je i tab Rabati partner po artiklu za upravljanje rabatima vezanima uz konkretne partnere (pregled rabata, unos novih, aktivni i neaktivni rabati). Ovisno o vrsti artikla i paketu, pregled može uključivati i dodatne cjeline:
- Sastojci kod normativnih artikala
- Akcije po artiklu
- Rabati po artiklu
Iz pregleda jednog artikla vidite cijelu njegovu povijest u sustavu: koje primke su ga zadužile, koje povratnice razdužile, koje cijene su se mijenjale i kakvo mu je trenutno stanje gdje. Ne treba otvarati pet drugih modula za istu provjeru.
EAN oznake i barkodovi
Jedan artikl može nositi više EAN oznaka, dakle više barkodova. U praksi se to pokazalo kao spas za živce, jer proizvođači znaju kroz proizvodnju mijenjati EAN oznaku artikla, a stari barkodovi ostaju i na zalihama u trgovini i u dokumentima koji već postoje u sustavu. Kad imate dva, tri pa i pet zapisa za isti artikl, čitač skenira i staru i novu varijantu i pogađa istu robu.
Svaki EAN ide kao zaseban zapis povezan s artiklom. Dodate ga, prepravite ili obrišete jedan po jedan, a ostali ostaju netaknuti.
Cijene, rabati i zaštitna pravila
Na artiklu se ne čuva samo jedna cijena. U pregledu su vidljivi podaci koji direktno utječu na prodaju i kontrolu koja dolazi kasnije:
- veleprodajna cijena
- maloprodajna cijena
- povratna naknada
- najveći dopušteni rabat
- oznaka smije li se prodavati s većim rabatom od dopuštenog
- najniža veleprodajna cijena u posljednjih 30 dana
- najniža maloprodajna cijena u posljednjih 30 dana
Posljednja dva polja, najniža veleprodajna i najniža maloprodajna cijena u posljednjih 30 dana , zaslužuju pažnju kad vodite akcije. Zakon o zaštiti potrošača traži da referentna cijena za prikaz popusta bude upravo ta najniža iz spomenutog perioda. Obje vrijednosti sustav vodi automatski, i to odvojeno, jer popust na veleprodajnu i na maloprodajnu cijenu prolazi kroz različite tokove prodaje.
Zalihe i stanje po poslovnim prostorima
Artikl je povezan sa stanjima po poslovnim prostorima, pa pregled ne završava na jednoj ukupnoj količini. Kad je to potrebno, možete vidjeti stanje artikla po pojedinoj lokaciji, kao i dokumente koji su na to stanje utjecali.
To uključuje:
- ulaz robe kroz primke
- korekcije kroz inventure
- premještaje kroz međuskladišnice
- povrate kroz povratnice
- promjene cijene kroz nivelacije
Inventura na kraju godine je puno mirnija kad za svaki artikl možete provjeriti zašto je stanje takvo kakvo je. Nije nužno greška, možda je samo prošla međuskladišnica koju ste zaboravili.
Ispis popisa artikala
U modulu postoji i ispis popisa artikala. Kod ispisa se otvara poseban modal za prilagodbu ispisa s opcijama selekcije podataka koji će biti prikazani, umjesto da svaki put dobijete isti fiksni izvještaj.
To uključuje:
- prikaz stanja
- prikaz nabavne cijene
- prikaz veleprodajne cijene
- prikaz maloprodajne cijene
- odabir poslovnih prostora koje želite uključiti u ispis
Korisno kad voditelj poslovnice treba printani katalog za razgovor s dobavljačem, ili kad računovođa želi popis stanja na točan datum.
Knjigovodstveni izvještaji
Uz osnovni ispis kataloga, modul Artikli generira i nekoliko zasebnih izvještaja koji su izravno upotrebljivi za knjigovodstvo, inventuru i godišnji obračun. U gornjem dijelu liste artikala stoje tri zasebne tipke za ispis, svaka otvara svoj modal.
Stanje na datum je izvještaj s podnaslovom “Knjigovodstveno stanje zaliha na datum”. Sadrži:
- datum izvještaja
- filter (sva skladišta)
- ime osobe koja je izvještaj izradila (oznaka korisnika)
- tablicu po artiklu sa stupcima: redni broj i šifra, naziv i KPD šifra, skladišna količina, nabavna cijena, VPC cijena, MPC cijena, porezni razred
- sažetak na kraju s ukupnim stanjem i ukupnim vrijednostima po sve tri cijene (nabavna, VPC, MPC)
Kartica artikala i usluga je drugi izvještaj koji daje saldo-kontni prikaz kretanja artikala i usluga. Otvara se kao dijalog s tri taba: Svi (s opcijom prikaza svih artikala i usluga, samo artikala ili samo usluga), Po poreznom razredu i Odabir (za ručno odabrane artikle/usluge). Tablica nosi stupce: redni broj, naziv, jedinica mjere, ulaz, izlaz, saldo, duguje, potražuje, saldo u valuti i porezni razred, plus drugi redak sa šifrom i KPD šifrom. Na kraju izvještaja stoji rekapitulacija po poreznim razredima te potpisi operatera i kontrolora.
Ispis popisa artikala je treći izvještaj koji daje pregled kataloga s prilagodbom kroz dijalog (checkboxi za prikaz stanja, nabavne cijene, VPC i MPC) i odabirom poslovnih prostora koji ulaze u ispis. Generira se po poslovnom prostoru, s pregledom korisnika, oznake prostora i pripadajućih artikala.
Ova tri izvještaja zajedno pokrivaju većinu zahtjeva koje računovođa ili poslovođa može imati prema kataloškoj evidenciji u jednom mjesecu ili na kraju poslovne godine.
Kome ovo posebno koristi
Trgovine s velikim katalogom preko 200 SKU, ugostiteljski objekti koji rade s normativima, veleprodaje koje vode rabate po partneru, pa i sve tvrtke koje moraju pratiti povratne naknade ili kalo na zalihama.
Ako prodajete pet do deset stalnih usluga, modul Artikli vam zapravo i ne treba. Vama su dovoljne Usluge . Artikle uključujete onog trenutka kad imate stvarnu robu koja prolazi kroz skladište.