Međuskladišnica je dokument kojim se evidentira premještaj robe između dva poslovna prostora iste tvrtke, primjerice iz centralnog skladišta u poslovnicu, ili između dvije poslovnice. Bez nje stanje artikala u sustavu ostaje krivo: na jednom mjestu robe više fizički nema, ali u sustavu jest, dok na drugom mjestu obrnuto.
Ovaj dokument služi i za knjigovodstvene svrhe, jer bilježi smanjenje količina na polaznom skladištu i povećanje količina na skladištu primatelja. To je temeljnica na temelju koje je roba prebačena u drugo skladište unutar istog poslovnog subjekta.
Logika je dvodjelna. Dok je dokument otvoren, na njega se dodaju stavke i količine. Zaključavanjem se podaci aktiviraju, pa sustav istovremeno smanjuje stanje na polazištu, povećava ga na odredištu i kreira parnu ulaznu međuskladišnicu na strani primatelja.
Ključne značajke modula
Modul Međuskladišnice u praksi pokriva nekoliko ključnih scenarija:
- omogućava unos, uređivanje i pregled međuskladišnica u sustavu
- koristi se za evidenciju premještaja robe između skladišta
- podržava automatsko generiranje dokumentacije za prijenos robe
- omogućava filtriranje i pretraživanje međuskladišnica prema raznim kriterijima
Kako se koristi između dva poslovna prostora
U praksi međuskladišnicu otvara administrativna osoba polazišnog poslovnog prostora, a u polje “Osnova / zahtjev međuskladišnice” upisuje razlog ili zahtjev za prijenos. Polazište nije proizvoljno: sustav ga uzima iz poslovnog prostora prijavljenog korisnika, pa nitko ne može slučajno otvoriti prijenos s tuđeg skladišta.
Pri zaključavanju sustav automatski kreira parnu ulaznu međuskladišnicu na strani odredišta, pa administrativna osoba tog prostora ima dokument kroz koji potvrđuje prijem robe. Sam workflow zahtjev / prihvat sustav ne enforce-a formalno, nego se vodi kao dogovor između administracija dva prostora, dok dokument bilježi tko je prijenos otvorio, kada je zaključan i koje stavke obuhvaća.
Što se vodi na međuskladišnici
Svaka međuskladišnica vodi osnovne podatke dokumenta:
- oznaku
- naziv
- datum i vrijeme izrade
- korisnika
- poslovni prostor polazišta
- poslovni prostor odredišta
- tip međuskladišnice
- datum zaključavanja, kad je dokument zaključen
Uz osnovne podatke vodi se i lista stavki. Na svakoj stavci međuskladišnice sustav veže:
- artikl
- količinu
- staro stanje
- novo stanje
Međuskladišnica nije samo kratka bilješka o prijenosu, jer kroz stavke se točno vidi kako je svaki pojedini artikl utjecao na stanje skladišta.
Lista međuskladišnica
Popis međuskladišnica prikazuje dokumente unutar aktivne poslovne godine. U listi se vide:
- datum i vrijeme
- oznaka
- tip
- poslovni prostor polazišta
- poslovni prostor odredišta
- korisnik
- status zaključavanja
Pretraga u listi radi po nazivu dokumenta, a dodatni filteri omogućuju uži pregled po:
- datumu
- poslovnom prostoru polazišta
- poslovnom prostoru odredišta
- zaključanim dokumentima
- otključanim dokumentima
- korisniku
- tipu međuskladišnice (padajući izbornik s tipovima)
Otključana međuskladišnica iz liste otvara se u uređivanju, zaključana u pregledu, tj. prvi za unos i pripremu, drugi za provjeru, ispis i storno ako zatreba.
Otvaranje nove međuskladišnice
Kod kreiranja nove međuskladišnice korisnik unosi:
- osnovu ili zahtjev međuskladišnice
- poslovni prostor odredišta
Poslovni prostor polazišta ne bira se proizvoljno, nego se uzima iz poslovnog prostora prijavljenog korisnika. Sustav pritom traži da polazište i odredište budu različiti, pa nije moguće otvoriti dokument koji robu premješta unutar istog prostora.
Prije spremanja nove međuskladišnice sustav provjerava postoji li već otvorena međuskladišnica za isto polazište. Ako postoji, novu nije moguće otvoriti dok se prethodna ne završi. Pravilo postoji da se ne preklapaju dva otvorena prijenosa iz istog skladišta.
Nakon spremanja dokument dobiva svoju oznaku i otvara se za daljnji rad sa stavkama.
Rad sa stavkama međuskladišnice
Uređivanje otvorene međuskladišnice podijeljeno je na osnovne podatke dokumenta i listu artikala.
Na listi stavki vide se:
- naziv artikla
- poslovni prostor
- količina
- staro stanje
- novo stanje
Na otvorenoj međuskladišnici moguće je:
- dodati artikl
- otvoriti postojeću stavku
- promijeniti količinu na stavci
- obrisati cijeli dokument dok još nije zaključen
Kad se na dokument dodaje novi artikl, sustav najprije provjerava postoji li ta stavka već na istoj međuskladišnici. Ako postoji, ne otvara duplikat, nego nastavlja rad nad postojećom stavkom.
Odabir artikla otvara se kroz zaseban prozor s poljem za pretraživanje, gdje korisnik može upisati naziv, EAN, zemlju porijekla ili šifru artikla. Ispod polja za pretraživanje nalazi se tablica s glavnim stupcima:
- Šifra
- Naziv
- Porezni razred
- Cijena
- Stanje
Ako artikla još nema u sustavu, gumb plus u gornjem desnom kutu omogućava kreiranje novog artikla direktno iz prozora odabira, pa nije potrebno izlaziti iz međuskladišnice samo da bi se dodao novi proizvod.
Kod promjene količine otvara se dijalog u kojem se, uz samo polje za unos količine, vide i dodatni podaci o artiklu:
- stanje na polazištu
- stanje na odredištu
- naziv artikla
- šifra artikla
- minimalna količina na skladištu
- maksimalna količina na skladištu
Količina na međuskladišnici ne nastaje naslijepo. Prije spremanja vidite koliko artikla ima na izvorištu i odredištu, pa nećete slučajno prebaciti više nego što stvarno postoji.
Što se događa kod zaključavanja
Zaključavanje je glavni korak cijelog dokumenta. Otvorena međuskladišnica ne može se zaključati bez stavki, pa sustav prije zaključavanja prvo provjerava postoji li barem jedan artikl na dokumentu.
Kod zaključavanja sustav radi par stvari odjednom: izlazna međuskladišnica postaje zaključana, a paralelno se kreira njen ulazni par na strani odredišta. Oba dokumenta su međusobno povezana, a stanje artikala se istovremeno smanji na polazištu i poveća na odredištu.
Nakon zaključavanja ostaje jasna veza između izlazne i ulazne strane prijenosa, a stanje na oba poslovna prostora odražava količine sa stavki.
Pregled zaključane međuskladišnice
Zaključana međuskladišnica otvara se u pregledu podijeljenom na dvije kartice:
- Općenito
- Stavke
U kartici Općenito vide se:
- oznaka
- tip međuskladišnice
- stanje dokumenta
- poslovni prostor polazišta
- poslovni prostor odredišta
- naziv
- datum izrade
- datum zaključavanja
- korisnik
Ako za dokument postoji povezana ulazna, izlazna ili storno međuskladišnica, te se veze vide upravo u ovom pregledu. Naknadna provjera ide brzo, tj. vidi se što je bio originalni prijenos, što je njegov ulazni par, a što kasnija korekcija kroz storno.
U kartici Stavke nalazi se popis svih artikala sa stanjem prije i poslije prijenosa.
Ispis i storno međuskladišnice
Iz pregleda zaključane međuskladišnice dostupan je i ispis dokumenta. To je korisno kad dokument želite otvoriti izvan samog sučelja ili ga trebate kao pregled zaključanog prijenosa.
Sam ispis međuskladišnice u zaglavlju nosi osnovne podatke o dokumentu:
- naziv tvrtke i oznaka poslovnog prostora
- adresa tvrtke i poslovnog prostora
- IBAN
- OIB i VAT broj
- naslov “Međuskladišnica ULAZNA / IZLAZNA broj: oznaka”
- u podnaslovu: oznaka odredišnog prostora, osnova ili zahtjev iz dokumenta, datum unosa i datum zaključenja te oznaka veze (parna ulazna ili izlazna međuskladišnica)
U središnjem dijelu ispisa nalazi se tablični prikaz artikala sa stupcima:
- redni broj
- šifra artikla
- naziv proizvoda
- količina (uz oznaku tipa međuskladišnice)
- staro stanje
- novo stanje
- razlika
Tako se na jednom mjestu vidi koje je stavke dokument obuhvatio i kako su one promijenile stanje na polazištu i odredištu.
Dokument izrađuje operater, a potvrđuje ga odgovorna osoba, pa ispis u podnožju sadrži zapis “Dokument izradio / Operater” s oznakom korisnika i prostor za potpis “Kontrolirao”. Time je osiguran trag tko je dokument unio i tko ga je odobrio, što je važno za internu kontrolu i reviziju.
Za dio zaključanih međuskladišnica podržan je i storno. Kad je storno dostupan, sustav ne briše originalni dokument, nego kreira zasebne storno dokumente i zadržava vezu prema izvornom prijenosu. Tako ostaje vidljivo:
- koja je međuskladišnica bila originalna
- koji dokument je njezin storno
- kako su povezani izlazni i ulazni prijenos
Korekcija prijenosa ne briše trag originalnog dokumenta, nego sve ostaje evidentirano, samo paralelno kroz storno tok. Knjigovodstveno je čisto, a u inventuri kasnije nema misterioznih razlika.
Kad ovo realno trebate
Trgovine s više poslovnica, ugostiteljski lanci s nekoliko lokala, veleprodaja s odvojenim skladištem i izložbenim prostorom: sve te tvrtke svakodnevno premještaju robu između prostora i bez međuskladišnice završe s razlikama u inventuri.
Tvrtkama s jednim poslovnim prostorom modul nije potreban, jer ako sva roba ulazi i izlazi kroz isti prostor, prijenos se ne događa. Dovoljno je raditi s primkama, otpremnicama i računima.