Modul Dobavljači drži evidenciju vanjskih tvrtki od kojih nabavljate robu. Dobavljač nije samo adresar, već zapis koji se koristi na primkama (ulaz robe) i povratnicama (povrat dobavljaču), pa kasnije imate čistu povijest “tko nam je sve isporučio i što smo komu vraćali”.
Cilj ovog modula je smanjenje administrativnog posla i ubrzanje poslovnih procesa vezanih uz rad s dobavljačima, jer s jednog mjesta unosite, uređujete i pratite sve relevantne podatke bez dupliciranog upisa po pojedinim dokumentima.
Razlikuju se domaći i inozemni dobavljači: domaći imaju OIB, inozemni VAT ID (PDVID). Sustav ih vodi unutar iste evidencije, ali u pregledu i dokumentima prikazuje pravu identifikaciju ovisno o tipu.
Ključne značajke modula Dobavljači
- omogućava unos, uređivanje i upravljanje podacima o dobavljačima
- prikazuje sve relevantne informacije o dobavljačima u tabličnom obliku
- omogućava jednostavno povezivanje dobavljača s primkama i povratnicama
- pruža mogućnost filtriranja dobavljača prema raznim kriterijima
Što se vodi na dobavljaču
Na dobavljaču se vode osnovni podaci potrebni za rad s nabavnim dokumentima:
- naziv dobavljača
- oznaka je li dobavljač domaći ili inozemni
- OIB ili PDVID, ovisno o tipu dobavljača
- email i broj telefona
- država, županija, grad i ulica
- komercijalist vezan uz tog dobavljača
Skup je dovoljno detaljan da dobavljača kasnije razlikujete u listi i povezanim dokumentima, primjerice dva dobavljača istog imena (često kod inozemnih) razlikuju se po VAT ID-u.
Lista dobavljača
Lista dobavljača daje pregled osnovnih podataka bez otvaranja svakog pojedinog zapisa. U tabličnom prikazu vide se:
- naziv
- broj telefona
- adresa
- oznaka je li dobavljač inozemni
- gumb za pregled detalja dobavljača
Pretraga u listi radi po nazivu i OIB-u. Klasičan slučaj: novi dobavljač zove i pita za status zadnje primke, a vi utipkate prvih par znakova naziva ili OIB-a i imate sve njegove dokumente.
Filtriranje dobavljača
Uz pretragu postoji i filtriranje po:
- komercijalistu (odabir odgovornog komercijalista)
- oznaci domaći/inozemni (checkbox za selekciju vrste dobavljača), odnosno samo domaćim ili samo inozemnim dobavljačima
Filter po komercijalistu postaje ključan kad u nabavi radi više ljudi i svaki ima svoju mrežu dobavljača. Filter domaći/inozemni je praktičan na kraju godine kad se dijele prijave PDV-a po porijeklu robe.
Pregled dobavljača
Pregled dobavljača omogućava detaljan uvid u podatke o dobavljaču te evidenciju povezanih transakcija. Podijeljen je u tri cjeline:
- Općenito
- Primke
- Povratnice
U kartici Općenito vide se svi glavni podaci o dobavljaču: naziv, oznaka je li inozemni, OIB ili PDVID, email, broj telefona, država, županija, grad, ulica i komercijalist.
Ako je dobavljač označen kao inozemni, u pregledu se umjesto OIB-a prikazuje PDVID, tj. sustav automatski prikazuje pravu identifikaciju. Domaći i inozemni dobavljači ostaju u istoj evidenciji, samo se na ispisima i dokumentima koristi onaj broj koji je relevantan za njihovu jurisdikciju.
Kartice Primke i Povratnice daju pregled povezanih dokumenata i transakcija:
- Primke, pregled svih primljenih roba od dobavljača
- Povratnice, evidencija povrata robe tom dobavljaču
Tako s jednog mjesta možete vidjeti na kojim je primkama dobavljač korišten i postoje li prema njemu evidentirane povratnice.
Unos i uređivanje dobavljača
Kod kreiranja novog dobavljača unose se isti podaci koji se kasnije vide u pregledu:
- naziv
- oznaka inozemnog dobavljača
- OIB ili PDVID
- broj telefona
- država
- županija
- grad
- ulica
- komercijalist
Dobavljač se može urediti odmah na početku pa kasnije ne morate slagati osnovne podatke usput, dok se ulazi prva primka pod stresom.
Kome ovo treba
Trgovinama, veleprodajama, ugostiteljstvu, proizvodnji, odnosno svima koji redovito zaprimaju robu od više dobavljača. Modul postaje ključan kad imate preko 10-15 različitih dobavljača i počnete gubiti pregled tko je tko bez centralne evidencije.
Tvrtkama koje rade isključivo s 2-3 stalna dobavljača modul je manje ključan, ali svejedno koristan kao audit trail: kasnije se može točno provjeriti kada je koja roba došla i pod kojim uvjetima.
Ukratko, modul Dobavljači omogućava efikasno upravljanje dobavljačima, praćenje njihovih transakcija i kategorizaciju prema poslovnim potrebama.