Praktičan vodič za odabir ERP sustava kroz stvarne procese: dokumente, katalog, partnere, poslovne prostore, naplatne uređaje, eRačune i integracije.
Sadržaj
Odabir ERP-a rijetko propadne zato što sustav nema dovoljno funkcija. Puno češće propadne zato što smeta u svakodnevnom radu. Ako vas usporava, tjera na ručno prepisivanje i stalno otvara pomoćna pitanja, nije dobro odabran bez obzira na to kako izgleda u prodajnoj prezentaciji.
Zato je korisnije krenuti od stvarnog načina rada nego od popisa mogućnosti. U nastavku je pregled pitanja koja vrijedi postaviti prije odluke.
Krenite od posla koji stvarno radite
Najbolje polazište nije definicija ERP-a nego vlastiti radni dan.
Pitajte se:
- radite li s artiklima , uslugama ili oboje
- izdajete li samo račune ili i ponude , opomene i druge povezane dokumente
- trebate li voditi poslovne prostore i naplatne uređaje
- trebate li raditi s partnerima i njihovim pravilima plaćanja
- trebate li izdavati ili i zaprimati eRačune te voditi eArhivu
- planirate li povezivanje s drugim sustavima preko API-ja
Ako na ta pitanja nemate jasan odgovor, lako ćete završiti sa sustavom koji na prvi pogled djeluje moćno, ali ne odgovara vašoj svakodnevici.
Nije isto radite li usluge, robu ili oboje
Kod odabira ERP-a jedna od prvih stvarnih razlika je radite li samo s uslugama ili vodite i robu.
Ako radite pretežno uslužni posao, najvažniji su vam obično:
Ako uz to vodite i robu, odmah ulazite u drugu vrstu rada. Tada postaju važni:
Ako vam je uz dokumente važan i odnos s kupcima ili partnerima, gledajte vodi li sustav i:
- partnere
- odgodu plaćanja i druga komercijalna pravila
- rabate
- opomene
- ponavljajuće račune
Drugim riječima, ne birate samo “ERP”, nego način rada koji vam stvarno treba.
Dobar ERP ne počinje od praznog računa
Jedan od najboljih testova sustava je to koliko ozbiljno tretira osnovne podatke iz kojih dokument nastaje.
U Arges ERP-u prije samog rada bira se poslovna godina , poslovni prostor i naplatni uređaj, a dokumenti se dalje vežu uz taj okvir. To je važno zato što pokazuje da tvrtka, prostor, uređaj i prijavljeni korisnik nisu usputne stavke nego temelj rada.
Kad gledate ERP, provjerite rješava li uredno:
- podatke o tvrtki i postavke u Postavkama
- poslovnu godinu i mjesto rada
- poslovni prostor i naplatni uređaj
- osnovne podatke potrebne prije prvog stvarnog dokumenta
Ako sustav već ovdje djeluje nejasno ili improvizirano, taj problem se kasnije samo povećava.
Gledajte kako sustav vodi katalog i partnere
Račun ne bi trebao biti prvo mjesto na kojem unosite podatke o stavkama i kupcu.
U urednom sustavu katalog nosi podatke koji se kasnije koriste na dokumentima. Kod Arges ERP-a to znači da artikl ili usluga nisu samo naziv i cijena, nego i jedinica mjere, porezni razred , KPD i druga polja koja kasnije ulaze u rad s dokumentima.
Slično vrijedi i za partnere . Partner ne bi trebao ostati samo kontakt, nego zapis koji može nositi:
- tip partnera
- rok ili odgodu plaćanja
- prodaju s odgodom
- limit izloženosti
- posebne rabate
Tu se vrlo brzo vidi je li sustav složen za stvaran rad ili samo za ručni unos.
Dokumentni tok je važniji od pojedinačnog ekrana
Nije dovoljno da ERP ima ekran za račun, ponudu ili eRačun. Bitno je kako ti dokumenti žive zajedno.
Kod Arges ERP-a korisne su upravo veze između pojedinih koraka:
- iz ponude može nastati račun
- račun se može poslati na email i preuzeti kao PDF
- zaključani dokument ne briše se bez traga, nego ide kroz storno
- izdani i zaprimljeni XML dokumenti završavaju u eArhivi
- zaprimljeni eRačuni imaju status, rok za odbijanje i povijest aktivnosti
Kad sustav tako povezuje dokumente, manje vremena trošite na popravljanje i pretraživanje, a više na stvarni posao.
Ne gledajte samo izlazne dokumente
Puno tvrtki pri odabiru ERP-a gleda samo kako izdati račun. To je preusko.
Ako u praksi dobivate dokumente od dobavljača , važno je vidjeti nudi li sustav i uredan ulazni tok. U Arges ERP-u to znači:
- zaseban modul Zaprimljeni eRačuni
- pregled podataka za plaćanje uz dokument
- preuzimanje izvornog XML-a
- arhivski pregled kroz eArhivu
To ne mora svakome biti presudno u prvom tjednu rada, ali dugoročno često upravo taj dio odlučuje hoće li sustav ostati pregledan.
Ako vam treba integracija, pitajte za API prije odluke
ERP rijetko ostaje jedini sustav u poslovanju. Često ga treba povezati s webshopom, internim alatima ili drugim vanjskim servisima.
Zato API nije tema za “kasnije”, nego pitanje za početak. U Arges ERP-u za to postoji Arges API , kroz koji su javno izloženi resursi poput računa, artikala, partnera i ponuda, uz pripadajuću dokumentaciju prema OpenAPI 3.1 specifikaciji ( OpenAPI Initiative je industrijski standard za REST API dokumentaciju).
Ako znate da će vam integracija trebati, puno je bolje to provjeriti prije odluke nego kad sustav već uvedete u posao.
Kako izgleda dobar probni rad
Kad isprobavate ERP, nemojte stati na jednom probnom računu. Puno je korisnije proći mali, ali stvarni tok rada:
- postaviti tvrtku
- odabrati poslovnu godinu, poslovni prostor i naplatni uređaj
- složiti jednu stavku u katalogu
- dodati jednog partnera
- otvoriti ponudu i račun, unijeti stavke i vidjeti kako izgleda tok dokumenta prije zaključavanja
- provjeriti slanje, PDF i arhivu
- ako vam je važno, pogledati i ulazni tok zaprimljenih eRačuna
Ako vam taj redoslijed djeluje prirodno i bez puno ručnog krpanja, velika je šansa da ste blizu dobrog odabira.
Zaključak
Kad birate ERP, nemojte birati sustav s najglasnijim popisom funkcija. Birajte onaj u kojem su vam procesi najčišći.
Ako vam tvrtka, poslovni prostor, naplatni uređaj, katalog, partneri i dokumenti sjednu na mjesto bez puno otpora, to je bolji znak od bilo kojeg prodajnog slogana. ERP bi vam trebao skinuti teret s leđa. Ako vam samo doda novi sloj komplikacije, onda niste kupili rješenje nego novi izvor posla.